21 Contoh Surat Edaran Resmi Untuk Berbagai Keperluan

Contoh Surat Edaran merupakam sebuah contoh surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Bentuk informasi tersebut sesuai dengan penggunaannya.

Berdasarkan penggunaannya surat terbagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat resmi.

Surat pribadi merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Karena bersifat pribadi maka penulisannya cukup mudah dan tidak terikat oleh syarat-syarat tertentu.

Sedangkan surat dinas biasa digunakan untuk keperluan pekerjaan formal, seperti pada instansi pemerintahan.

Jenis surat terakhir adalah surat resmi, yakni surat yang digunakan untuk kepentingan umum dan bersifat resmi.

Karena sifatnya yang resmi maka penulisannya terikat oleh persyaratan tertentu. Oleh sebab itu tidak semua orang dapat membuat surat tersebut.

Teman-teman mungkin sudah familiar dengan surat edaran, sebab hampir banyak kepentingan memerlukan surat edaran agar dapat tersampaikan dengan baik.

Kita bisa menjumpai surat ini di sekolah, universitas, organisasi, perusahaan, rumah sakit, atau bahkan juga di tingkat desa.

Semua pemberitahuan yang dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi/organisasi/perusahaan atau juga komunitas pasti menggunakan surat edaran.

Hal ini guna menunjukkan keresmian dari suatu pemberitahuan, sehingga bisa dipastikan bahwa informasi tersebut benar dikeluarkan oleh suatu organisasi.

Pengertian Surat Edaran

Salah contoh dari surat resmi yaitu surat edaran. Merupakan sebuah pemberitahuan tertulis secara resmi dari sebuah lembaga/ instansi/ perusahaan/ organisasi maupun perorangan.

Surat ini biasanya berisikan informasi dan penjelasan mengenai suatu hal penting di dalam ruang lingkup tertentu.

Berfungsi untuk memberitahu khalayak umum terkait perubahan pada aturan atau akan diadakannya kegiatan tertentu.

Dilihat dari jenis informasi yang disampaikan surat edaran terbagi ke dalam dua jenis, yaitu surat edaran terbatas dan surat edaran tidak terbatas.

Surat edaran terbatas dapat dikatakan bersifat tertutup, karena biasanya hanya ditujukan bagi satu lingkup tertentu saja.

Misalnya surat edaran perusahaan kepada para karyawannya, surat edaran OSIS kepada pengurusnya, dan lain sebagainya.

Sedangkan surat edaran tidak terbatas bersifat terbuka, dimana ditujukan kepada khalayak umum dan berhak diketahui oleh siapa saja.

Misalnya saja surat edaran Kapolri kepada seluruh masyarakat Indonesia terkait razia gabungan kendaraan bermotor.

Bagian-Bagian Surat

Sebelum membahas tentang contoh surat edaran, alangkah baiknya jika terlebih dahulu kita mengetahui apa saja bagian-bagian dari surat tersebut.

Sehingga akan memudahkan teman-teman ketika akan belajar membuat surat edaran di rumah. Oleh karena itu simak penjelasan di bawah ini dengan seksama ya.

Secara umum surat edaran berisikan tiga poin utama saja, tidak banyak sebagaimana surat resmi pada umumnya. Apa saja itu? Yuk langsung berikut ini adalah poin-poinnya.

1. Kepala Surat

Bagian pertama ini terdiri dari kop surat, logo instansi/ perusahaan/ organisasi, nama dan alamat yang membuat surat, judul dan nomor surat, serta tempat dan tanggal dikeluarkannya surat tersebut.

Pada bagian judul surat biasanya bertuliskan “SURAT EDARAN” diikuti oleh keterangan nomor surat di bawahnya.

Tempat dan tanggal surat dituliskan di pojok kanan bawah keterangan judul dan nomor surat.

Alamat pada kop surat harus dicantumkan dengan lengkap untuk menghindari terjadinya kekeliruan penyampaian informasi kepada khalayak umum.

Letak dari kepala surat tentu saja di bagian paling atas dari surat. Jangan sampai terlewat ya kop surat ini sebab kop tersebut dapat menentukan keresmian sebuah surat.

2. Isi Surat

Merupakan bagian badan (inti) dari surat edaran. Berisikan informasi atau pengumuman tertentu yang ingin disampaikan.

Sama dengan surat lainnya bagian isi terdiri dari pendahuluan (latar belakang informasi tersebut dibuat), inti surat, dan penutup.

Isi surat ini haruslah ditulis dengan jelas maksud dan tujuan diedarkannya surat. Gunakan bahasa yang tidak bertele-tele serta mudah dipahami, dan tentu saja harus sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.

3. Kaki Surat

Sesuai dengan fungsinya, kaki surat adalah bagian yang meninggalkan jejak pada surat tersebut. Dalam hal ini berupa nama dan tanda tangan pejabat yang berwenang.

Selain itu segala informasi mengenai pembuat surat, seperti NIP (jika) ada, jabatan, dan tembusan (jika ada).

Hal-hal tersebut harus tercantum pada bagian kaki surat. Agar sah secara hukum, jangan lupa mencantumkan cap dan stempel lembaga/ instansi/ organisasi.

Ketiga poin di atas adalah bagian-bagian surat edaran yang harus ditulis dan jangan sampai terlewat. Susunannya pun jangan sampai salah.

Karena surat tersebut sifatnya resmi maka bahasa yang digunakan harus baku loh ya jangan gunakan bahasa sehari-hari.

Contoh Surat Edaran

Surat resmi sendiri memiliki jenis yang beragam, salah satu yang biasa digunakan adalah surat edaran. Surat edaran merupakan surat yang biasa digunakan oleh instansi untuk menyampaikan sebuah informasi.

Biasanya bentuk surat edaran bersifat pemberitahuan terkait instansi tertentu, baik yang bersangkutan dengan kebijakan, kerja, aturan, ataupun yang lainnya.

Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa surat edaran merupakan jenis surat yang bersifat resmi, oleh karenanya dalam pembuatan surat tersebut harus memenuhi syarat surat resmi seperti terdapat kop surat, perihal, lampiran, dan lain-lain.

Untuk lebih jelasnya bentuk surat yang bisa dijadikan referensi dapat dilihat pada contoh di bawah ini:

1. Contoh Surat Edaran Resmi Pemerintahan

Instansi pemerintahan merupakan instansi yang bersifat resmi, oleh karenanya surat-surat yang dikeluarkan pun bersifat resmi. Salah satu surat resmi yang sering digunakan oleh pemerintahan adalah surat edaran.

Surat tersebut berisi pemberitahuan tentang suatu aturan/kebijakan atau bahkan kegiatan yang dibuat oleh pemerintahan.

Adapun bentuk surat tersebut dapat di lihat pada contoh surat edaran resmi pemerintahan di bawah ini:

2. Contoh Surat Edaran Perusahaan

Seringkali perusahaan membuat surat untuk berbagai keperluan. Hal itu disebabkan karena perusahaan bersifat resmi maka surat lah yang menjadi alat komunikasi kepada pihak lain.

Di antara sekian banyak surat yang digunakan perusahaan, terdapat salah satu surat yang berfungsi untuk memberitahukan segala perubahan kebijakan perusahaan baik yang berkaitan dengan karyawan, pekerjaan itu sendiri, dan lain-lain.

Surat tersebut disebut surat edaran. Bagi kamu yang ingin mengetahui bagaimana surat tersebut? Simak salah satu contoh surat edaran perusahaan berikut ini:

3. Contoh Surat Edaran Sekolah

Di sebuah sekolah pasti lah terdapat kebijakan yang harus diketahui oleh semua warga sekolah. Kebijakan tersebut beragam bentuknya, seperti kebijakan hari libur, kebijakan aturan sekolah, kebijakan pelaksanaan ujian semester, dan lain-lain.

Untuk dapat menginformasikan segala kebijakan kepada pihak yang diinginkan, pihak sekolah perlu membuat surat edaran yang berisi pemberitahuan kebijakan tersebut.

Surat tersebut bersifat umum dan tidak rahasia karena memang bentuknya pemberitahuan. Untuk lebih detailnya di bawah ini terdapat contoh surat edaran sekolah yang bisa dipelajari:

4. Contoh Surat Edaran OSIS

OSIS adalah organisasi sekolah yang mewakili aspirasi siswa. Boleh disebut OSIS adalah penyambung lidah siswa dengan pihak birokrasi sekolah.

Seperti hal nya sebuah organisasi OSIS pastilah memiliki agenda/kegiatan tertentu yang harus diselenggarakan.

Kegiatan tersebut tentu saja berkaitan dengan siswa. Untuk memberitahukan kegiatan tersebut kepada pihak-pihak terkait maka OSIS biasanya akan membuat surat edaran yang berisi tentang pemberitahuan kegiatan.

Adapun contoh surat tersebut dapat dilihat di bawah ini:

5. Contoh Surat Edaran kepada Mahasiswa

Setiap lembaga pendidikan tentu memiliki banyak kebijakan. Tak terkecuali dengan lembaga pendidikan setingkat perguruan tinggi.

Kebijakan tersebut dibuat untuk mengatur segala hal yang ada di kampus. Mulai dari kurikulum, karyawan, dosen, dan bahkan mahasiswa.

Terkait mahasiswa sendiri pun terdapat banyak hal yang harus diatur. Oleh sebab itu tak heran jika kebijakan yang dibuat untuk mahasiswa juga banyak jumlahnya.

Agar semua mahasiswa mendapat informasi tentang kebijakan tersebut maka pihak kampus harus membuat surat edaran.

Bagaimana bentuk surat tersebut? Berikut adalah salah satu contoh surat edaran yang dibuat untuk mahasiswa:

6. Contoh Surat Edaran Kerja Bakti

Kerja bakti merupakan salah satu perwujudan asas gotong royong yang masih dijunjung tinggi dalam kehidupan bermasyarakat di Indonesia.

Kerja bakti tersebut sering dilakukan oleh semua lapisan masyarakat baik di lingkungan sekolah, kerja, ataupun lingkungan tempat seseorang tersebut tinggal.

Pada umumnya ketika sebuah desa, sekolah, perusahaan atau instansi lainnya menyelenggarakan kerja bakti maka pihak yang berwenang akan membuat surat edaran untuk memberitahukan adanya kerja bakti yang harus diikuti oleh semua warga terkait.

Adapun salah satu contoh surat edaran kerja bakti dapat dilihat di bawah ini:

7. Contoh Surat Edaran Rapat Besar Dinas

Sebuah instansi perusahaan tentu banyak rencana program/kegiatan yang telah disusun.

Biasanya sebelum kegiatan tersebut diselenggarakan akan ada sebuah rapat yang akan membahas persiapan kegiatan.

Selain itu rapat besar dinas juga diadakan sebagai evaluasi program-program yang telah dilakukan.

Untuk memberitahukan adanya rapat tersebut kepada semua anggota maka pihak yang berwenang harus membuat surat edaran rapat.

Berikut ini terdapat salah satu contoh surat edaran rapat besar dinas yang bisa dipelajari:

8. Contoh Surat Edaran Pelaksanaan Wisuda

Setiap mahasiswa tentu mendambakan sebuah kelulusan.

Sayangnya untuk meraih kelulusan tersebut mahasiswa harus melaksanakan tugas akhir yang dianggap cukup menyulitkan karena terdapat prosedur-prosedur yang harus dipenuhi.

Jika mahasiswa mampu melewati masa itu dan berhasil meraih kelulusan maka biasanya akan ada perayaan kelulusan yang sering disebut dengan wisuda.

Pelaksanaan wisuda tersebut pada umumnya diadakan beberapa kali dalam setahun.

Kebijakan terkait waktu dan ketentuan pelaksanaan wisuda tersebut akan diumumkan dalam sebuah surat edaran.

Bagaimana bentuk surat edaran tersebut? Di bawah ini terdapat contoh surat edaran pelaksanaan wisuda:

9. Contoh Surat Edaran Lomba MTQ

Musyabaqah Tilawatil Quran merupakan perlombaan yang berkaitan dengan Alquran.

Pada umumnya MTQ memiliki beberapa cabang lomba seperti musabaqah syarhil quran, musabaqah fahmil quran, kaligrafi, dan lain-lain.

Perlombaan MTQ juga diadakan mulai dari tingkat pelajar/mahasiswa bahkan umum yang bersifat nasional/internasional.

Hal-hal yang terkait dengan perlombaan baik waktu pelaksanaan, ketentuan lomba, atau kebijakan lainnya biasanya akan dimuat dalam surat edaran yang dibuat oleh pihak penyelenggara.

Jika yang mengadakan tingkat sekolah maka surat edaran dikeluarkan oleh pihak sekolah, begitu juga dengan tingkat lainnya.

Adapun contoh surat edaran lomba MTQ tersebut dapat dilihat di bawah ini:

10. Contoh Surat Edaran Pemberitahuan Study Tour

Study tour merupakan salah satu agenda rutin setiap tahun yang diadakan oleh sekolah. Kegiatan tersebut bertujuan untuk menambah pengetahuan siswa.

Pada kegiatan study tour siswa biasanya akan melakukan kunjungan ke tempat-tempat yang syarat akan ilmu pengetahuan baik itu di luar kota, atau bahkan luar negeri.

Oleh karenanya banyak siswa yang berminat untuk mengikuti kegiatan tersebut. Sebelum pelaksanaan study tour pasti akan ada pemberitahuan terkait hal-hal teknis yang harus diketahui oleh pihak-pihak tertentu.

Pemberitahuan tersebut biasanya akan dikemas dalam sebuah surat edaran yang bisa dilihat contoh suratnya di bawah ini:

11. Contoh Surat Edaran Pengumuman Registrasi Mahasiswa Baru

Pengumuman ini dikeluarkan langsung secara resmi oleh rektor universitas yang ditujukan bagi mahasiswa baru.

Biasanya surat edaran ini ditempel di berbagai papan pengumuman kampus atau diedarkan secara langsung kepada mahasiswa yang bersangkutan.

Surat tersebut berisikan segala informasi alur pendaftaran. Mulai dari biaya pendidikan yang harus dibayar hingga jadwal dan alur registrasi.

12. Contoh Surat Edaran Kapolri

Kepala Kepolisian RI berhak mengeluarkan surat edaran terkait keamanan dan kenyamanan hidup berbangsa dan bernegara.

Beberapa tahun ke belakang sosial media dihebohkan dengan adanya Surat Edaran (SE) Kapolri mengenai “Hate Speech” (ujaran kebencian).

Dimana kita sebagai makhluk sosial harus lebih berhati-hati dalam berucap baik di dunia maya (sosial media) maupun di dunia nyata agar tidak memicu pertikaian.

Ada berapa surat edaran Kapolri yang pernah Anda ketahui. Berikut salah satu contohnya:

https://kontras.org/home/WPKONTRAS/wp-content/uploads/2018/09/SURAT-EDARAN-KAPOLRI-MENGENAI-PENANGANAN-UJARAN-KEBENCIAN.pdf

13. Contoh Surat Edaran Pengumuman Hasil Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru

Satu lagi contoh surat edaran yang dikeluarkan oleh universitas yaitu surat pemberitahuan hasil seleksi penerimaan mahasiswa baru.

Surat ini merupakan bentuk surat edaran terbatas, dimana langsung ditujukan kepada perseorangan.

Setiap mahasiswa yang dinyatakan diterima akan memperoleh surat edaran ini langsung secara personal.

Namun di beberapa universitas surat edaran ini dibuat secara kolektif dengan melampirkan daftar nama mahasiswa yang lolos seleksi.

14. Contoh Surat Edaran Rapat Persiapan UN

Ujian Nasional (UN) adalah PR tahunan semua tenaga pendidik setiap tahunnya. Merupakan penentu kelulusan siswa/i tingkat SD, SMP, dan SMA. Sehingga membutuhkan persiapan yang matang.

Setiap awal tahun guru-guru yang ditunjuk sebagai panitia UN akan sibuk menghadiri rapat di berbagai tempat.

Rapat dari Dinas, rapat antar sekolah, hingga rapat dengan kementrian pusat.

Berikut salah satu contoh surat edaran rapat persiapan UN.

15. Contoh Surat Edaran Pemberitahuan UAS

Masa-masa ujian akhir adalah momen paling menegangkan tidak hanya bagi siswa/i yang akan menjalaninya namun juga bagi para orang tua/ wali murid.

Seminggu menjelang UAS berlangsung para orang tua biasanya akan menerima surat edaran dari sekolah.

Berisikan tentang informasi biaya administrasi yang belum lunas, hingga himbauan kepada orang tua untuk mengatur jadwal belajar anaknya di rumah.

Surat edaran ini perlu diberikan kepada orang tua murid supaya informasi tertulis di surat tersebut dapat dipercaya, sehingga dapat mengantisipasi jika terdapat murid yang usil dan meminta biaya lebih dengan mengatasnamakan biaya sekolah.

16. Contoh Surat Edaran Pemerintah Kota

Untuk memberitahukan kepada seluruh masyarakat, biasanya pemerintah kota akan mengeluarkan surat edaran terkait pengumuman tertentu. Bisa dalam bentuk larangan, ajakan, perubahan aturan, ataupun perlombaan.

Sebagai contoh pemerintah kota sedang menggalakan program penghijauan kota, maka seluruh masyarakat yang tinggal di kota tersebut akan diajak untuk ikut menanam pohon di masing-masing tempat tinggalnya.

Belakangan ini gubernur banyak mengeluarkan surat edaran terkait bahaya kabut asap, terutama bagi yang tinggal di daerah Kalimantan dan Sumatera. Ketebalan kabut asap yang sudah di ambang batas berbahaya bagi kesehatan paru-paru.

Oleh karena itu gubernur setempat mengeluarkan surat edaran berupa ajakan untuk selalu menggunakan masker saat beraktivitas di luar ruangan.

Itu merupakan salah satu contoh surat edaran gubernur, masih ada beberapa contoh lainnya seperti di bawah ini.

17. Contoh Surat Edaran Cuti Bersama

Seperti halnya Ujian Nasional, cuti bersama menjadi hal yang dinanti-nanti setiap tahunnya seperti cuti bersama lebaran.

Cuti bersama akan menjadi momen yang tepat untuk dapat berkumpul bersama keluarga, melepas lelah setelah lamanya bekerja, juga menjadi hiburan tersendiri bagi semua orang yang bekerja.

Setiap tahunnya pemerintah Indonesia selalu mengeluarkan surat edaran jika momen lebaran telah tiba.

Surat edaran tersebut berisikan tanggal pasti dan berapa lama para pegawai (PNS) bisa libur kerja.

Selain itu juga terdapat himbauan agar para pegawai tidak menambah hari cuti sendiri di luar tanggal yang telah ditetapkan.

18. Contoh Surat Edaran Ditetapkan Awal Ramadhan dan 1 Syawal

Selain surat edaran cuti bersama yang paling dinanti-nantikan setiap tahunnya (khususnya bagi umat muslim) adalah pengumuman terbitnya hilal untuk menentukan awal puasa dan 1 Syawal (idul fitri).

Surat edaran ini dikeluarkan oleh Kementrian Agama lewat sidang isbat setelah melihat hilal di beberapa titik di seluruh penjuru Indonesia.

Surat edaran 1 Syawal tersebut biasanya diumumkan secara langsung di seluruh stasiun televisi nasional.

https://bali.kemenag.go.id/uploads/media/2020/04/SE_Menag_No__6_Tahun_2020_pdf.pdf

19. Contoh Surat Edaran Upacara 17 Agustus

Tepat pada tanggal 17 Agustus 1945, Indonesia memproklamasikan kemerdekaannya, bebas dari penjajahan dan merdeka sebagai negara yang berdiri di kaki sendiri.

Kini setiap tanggal tersebut kita memperingati hari kemerdekaan setiap tahunnya.

Peringatan dan perayaan tersebut adalah momentum refleksi bangsa Indonesia sejauh mana kita dapat berkembang dan keluar dari era yang kelam tersebut.

Tak hanya itu setiap 17 Agustus menjadi pengingat rasa syukur yang barangkali terkadang kita melupakannya.

Oleh karena itu hampir setiap instansi/lembaga akan turut memeriahkan momen bersejarah itu dengan membuat berbagai macam acara, tak terkecuali juga lembaga pemerintahan.

Setiap bulan Agustus pemerintah akan mengeluarkan surat edaran yang ditujukan kepada instansi-instansi untuk mengadakan upacara bendera.

Biasanya ditujukan ke sekolah-sekolah, dinas-dinas, dan pemerintah daerah setempat. Berikut adalah contoh surat yang berisi edaran acara 17 Agustus.

https://setjen.kemdikbud.go.id/setjen/files/Surat%20Edaran%20Pedoman%20Upacara%20Peringatan%20HUT%20ke-74%20RI.pdf

20. Contoh Surat Edaran Khusus Acara

Setiap pihak yang mengadakan even atau acara tentu akan berhubungan dengan pihak-pihak lainnya.

Dimana hal itu akan membutuhkan banyak surat, salah satunya adalah surat edaran yang dapat mewakili informasi yang ingin disampaikan oleh pihak pemilik acara kepada pihak terkait.

Nah kalau kamu masih merasa awam dalam membuat surat dengan jenis resmi seperti ini, tak perlu khawatir. Karena berikut ini kami sajikan contoh surat yang bisa dijadikan referensi.

21. Surat Edaran Pendek

Membuat surat jenis ini pada umumnya membutuhkan kertas satu halaman saja, tetapi ada pula yang isi pemberitahuannya sangat panjang sehingga membutuhkan lebih dari satu kertas.

Dan juga sebaliknya ada yang beiris pemberitahuan pendek. Jika memang isi dari informasi tersebut dirasa cukup tersampaikan dengan kalimat yang singkat, padat, dan jelas, kenapa tidak.

Seperti contoh surat yang akan kami cantumkan di bawah ini, jangan sampai terlewat ya.

Demikian penjelasan beserta contoh surat edaran berbagai tema yang bisa Anda jadikan referensi.

Kami berharap informasi di atas dapat membantu teman-teman yang memang masih awam dengan surat edaran, dan ingin belajar membuatnya.

Dari beberapa contoh surat edaran di atas, Anda jenis surat edaran apa yang pernah Anda peroleh secara pribadi? Jawaban boleh dituliskan di kolom komentar ya!.

Semoga bermanfaat!

Originally posted 2021-01-04 02:45:23.