20 Contoh Surat Dinas Resmi (Pengertian, Fungsi, Syarat)

Contoh Surat Dinas Resmi? Pernahkan kamu mendapatkan surat tersebut?

Banyak orang yang dalam pekerjaannya berhubungan, bahkan membutuhkan surat dinas? Namun, tahukah Anda apa itu surat dinas? Jika belum, maka dalam artikel ini akan dijelaskan segala hal mengenai surat dinas.

Bagi seseorang yang bekerja di suatu lembaga, instansi, atau perusahaan tentu akan sangat akrab dengan jenis surat yang satu ini.

Karena memang surat ini pada umumnya dibuat oleh suatu lembaga atau perusahaan ketika memberikan mandat kepada pegawainya.

Dengan surat ini juga seseorang dapat bekerja secara legal dan terpercaya. Surat ini juga yang dijadikan izin resmi dan menandakan bahwa seseorang tersebut benar-benar bekerja di suatu perusahaan atau lembaga tertentu.


Pengertian Surat Dinas


Sebelum membahas tentang surat dinas, terlebih dahulu kita mengetahui apa itu surat.

Surat adalah salah satu alat atau sarana komunikasi tertulis yang biasa dipakai orang atau sebuah instansi untuk menyampaikan sebuah informasi kepada orang atau instansi yang lain. Pada dasarnya pengertian atau definisi surat dinas ini cukup luas dan banyak.

Tetapi secara sederhana surat dinas bisa diartikan sebagai sebuah surat yang diterbitkan oleh kantor atau jawatan pemerintah dan di dalamnya berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan perihal kedinasan.

Apa saja yang dimaksud dengan hal kedinasan tersebut? Perihal ini bisa berupa suatu pengumuman, izin, penugasan atau mandat, dan semacamnya.

Surat ini dikeluarkan oleh suatu lembaga tanpa dipungut biaya apapun ya alias gratis. Jadi jangan sampai nantinya teman-teman tertipu jika ada yang meminta biaya atas surat tersebut.

Macam surat tersebut digolongkan sebagai surat resmi, mengapa demikian? Sebab penulisannya harus memenuhi aturan atau susunan penulisan tertentu, seperti menggunakan bahasa baku yang sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.


Fungsi dan Syarat Surat Dinas


Image Source: capacitacionadministrativa.com

Ada beberapa fungsi dari surat dinas, namun sekurang-kurangnya ada tiga fungsi utama, yakni fungsi pertama sebagai tanda bukti nyata hitam diatas putih.

Fungsi kedua adalah sebagai pedoman atau pengingat kerja, dan fungsi ketiga adalah sebagai wakil atau duta dari si penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Syarat Surat Dinas

Surat dinas yang baik memiliki beberapa syarat antara lain bentuk surat dinas menarik, tujuan penulisan surat dinas jelas, dan bahasa yang dipergunakan dalam pembuatan surat itu sopan, singkat, padat, dan jelas.

Surat biasanya digunakan untuk keperluan dinas lembaga pemerintahan maupun lembaga swasta. Dapat berisi perihal kedinasan, perizinan, penugasan, pemberitahuan, permohonan, ucapan terimakasih, dan lain sebagainya.


Ciri-ciri Surat Dinas


Ciri-ciri dari surat dinas ada beberapa, antara lain sebagai berikut:

  • Terdapat kop surat dan nama dari lembaga atau instansi
  • Adanya nomor surat dan juga lampiran
  • Terdapat salam pembuka dan juga salam penutup
  • Dalam penulisannya memakai bahasa resmi, karena surat dinas adalah surat resmi
  • Terdapat stempel dari lembaga atau instansi pada surat dinas

Format Surat Dinas


Maksud dari format surat adalah posisi atau tata letak dari bagian-bagian surat.

Yang termasuk didalamnya antara lain penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, tembusan dan lain-lain.

Bentuk surat yang digunakan untuk keperluan dinas ada beberapa macam, namun dalam artikel ini menawarkan bentuk surat yang paling memadai, yaitu bentuk surat setengah lurus yang umum dipakai oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.


Bagian-bagian Surat


Image Source: dikatama.com

Pada umumnya surat dinas berisikan tugas terkait perihal kedinasan, baik itu urusan penugasan, permohonan izin, permohonan, dan lain sebagainya.

Sebagai surat resmi tentu saja surat dinas mempunyai bagian-bagian yang sudah terformat, berikut format surat dinas resmi secara umum:

1. Kepala atau Kop Surat

Kop surat atau kepala surat ialah sisi yang paling atas dari suatu surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan antara surat resmi dan surat non resmi.

Sehingga bagian ini menjadi hal yang wajib ada jika anda ingin mengajukan permohonan surat resmi.

Kop atau kepala surat biasanya terdiri dari logo/ lambang instansi (lembaga), nama dan alamat suatu lembaga/ instansi.

Dimana, nama merujuk pada induk organisasi serta pada kop surat atau kepala surat terdapat karakteristik atau ciri khas dari organisasi atau lembaga tersebut.

Berikutnya kop surat juga harus dilengkapi dengan informasi kontak yakni nomor telepon lembaga/ instansi, kode pos dan faximile (teleks) (jika ada), serta website dan alamat email (jika ada).

Seperti pada contoh, biasanya terdapat garis horizontal di bawah kop surat. Garis ini berfungsi sebagai pemisah antara kepala surat dengan bagian-bagian surat lainnya.

Keseluruhan bagian dari kop surat tersebut memiliki fungsi yang penting. Salah satunya sebagai media informasi dan promosi dari lembaga, instansi, maupun organisasi pengirimnya.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Tanggal surat pada umumnya terdiri dari nama tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut. Penulisan tanggal secara detail biasanya mengikuti format umum yaitu tanggal/ bulan/ tahun.

Khusus pada surat resmi yang memiliki kop surat penulisan nama tempat tidak terlalu diperlukan, karena pada bagian kepala surat sudah tercantum alamat dari lembaga, instansi, maupun organisasi.

Sama dengan kop surat, penulisan tempat dan tanggal surat berfungsi untuk memberikan informasi mengenai kapan dan dimana surat tersebut dibuat.

3. Nomor Surat

Sebuah lembaga, instansi, maupun organisasi pasti mengorganisir dengan baik perihal data surat yang masuk maupun keluar dari lembaganya.

Hal ini bertujuan untuk mempermudah dalam mencari arsip jika suatu saat diperlukan sebagai pelaporan tertentu.

Selain itu nomor surat juga berfungsi untuk mengklasifikasikan surat masuk atau pun keluar sehingga dapat menunjukkan informasi secara menyeluruh.

Misalnya informasi jumlah surat yang dikeluarkan oleh lembaga, instansi, atau organisasi tertentu.

Penyusunan nomor surat terdiri dari nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas dari lembaga/ instansi/ organisasi, kode surat, serta tanggal, bulan, dan juga tahun dibuatnya surat tersebut.

Nomor surat biasanya diletakkan di sebelah kiri atas badan surat.

4. Lampiran Surat

Lampiran surat ialah lembaran penambahan yang akan dilampirkan, lampiran ini dapat berbentuk lembaran kertas atau dokumen lain.

Apabila tidak ada lampiran yang disertakan, biasanya akan ada tanda penghubung (-).

Adanya jumlah lampiran pada surat menandakan bahwa surat tersebut disertai beberapa berkas atau dokumen pendukung.

Cara penulisan lampiran dapat dinyatakan dalam jumlah eksemplar, jumlah lembar, atau dalam bentuk huruf.

5. Hal atau Perihal Surat

Hal atau perihal merupakan isi utama dari surat dinas tersebut, misal diperuntukkan pada siapa dan juga untuk apa surat tersebut.

Perihal dapat dikatakan sebagai judul singkat dari sebuah surat. Berfungsi memudahkan pembaca untuk mengetahui tentang kepentingan maupun isi pokok dari surat tersebut.

6. Alamat Tujuan

Pada surat dinas terdapat dua jenis penulisan alamat yaitu untuk perseorangan dan lembaga atau instansi lain.

Jika untuk surat yang rahasia, maka kata “kepada” tidak dibutuhkan karena sudah ditulis pada amplop.

Namun jika surat dinas terbuka, bisa menggunakan kata “kepada” lalu langsung menggunakan nama lembaga atau instansinya.

Jika diperuntukkan untuk banyak orang, harus menggunakan kata “bapak” atau “ibu” dan sebagainya, sedangkan kata “Yth” digunakan apabila surat diperuntukkan kepada seseorang atau satu jabatan.

Satu hal yang kini juga dianggap penting dalam penulisan alamat surat yaitu pencantuman kode pos, untuk memudahkan proses pengiriman surat itu sendiri.

7. Salam Pembuka

Bagian ini merupakan awal dari isi inti sebuah surat, baik itu surat resmi maupun surat non-resmi.

Salam pembuka ini dipakai untuk memberikan rasa hormat atau menunjukkan sopan santun kepada orang yang dituju.

Pada umumnya salam pembuka digunakan pada surat-surat yang mengandung berita, seperti berita penerimaan kelulusan tes kerja atau berita permintaan kehadiran pada acara tertentu.

Salam pembuka berisikan sapaan-sapaan pada umumnya, seperti “Dengan Hormat”, “Salam Hormat”, “Selamat Pagi” atau “Assalamu’alaikum Wr. Wb.”.

Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

8. Paragraf Pembuka Surat

Bagian inti dari isi surat setelah salam pembuka adalah paragraf pembuka pada alinea pertama. Paragraf ini digunakan sebagai pengantar terhadap isi atau informasi yang akan disampaikan dalam surat itu sendiri.

Pada paragraf pembuka inti permasalahan dalam surat sedikit banyaknya sudah tersampaikan dan dijelaskan lebih lanjut dalam inti surat.

9. Paragraf Isi Surat

Paragraf isi sebaiknya disesuaikan dengan perihal atau maksud penulisan surat dinas. Bagian ini merupakan inti dari sebuah surat. Maksud dan tujuan dari sebuah surat dituliskan dengan jelas pada bagian ini.

10. Paragraf Penutup Surat

Sebelum salam penutup, isi surat diakhiri dengan sebuah alinea yang disebut sebagai paragraf penutup. Alinea ini menandai bahwa maksud dan tujuan dari surat telah diuraikan dengan jelas.

Paragraf penutup biasanya berisikan ucapan terimakasih atau harapan atau penegasan maupun kesimpulan dari sebuah surat. Hendaknya ditulis secara singkat, tegas, tanpa basa-basi.

11. Salam Penutup

Dengan adanya salam pembuka, sebuah surat yang baik tentu diakhiri dengan salam penutup. Sama halnya dengan salam pembuka penulisan salam penutup diawali huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Salam penutup ini merupakan salam yang dipakai untuk mengakhiri surat dinas. Keberadaannya tidak terlalu penting, namun untuk menjaga kesantunan dalam berkomunikasi maka salam ini krusial fungsinya.

12. Tanda Tangan

Bagian ini tepat berada di bawah salam penutup. Tanda tangan dari sang penulis surat biasanya dibarengi dengan nama penanggung jawab lembaga, instansi, maupun organisasi.

Tanda tangan ini harus dilakukan oleh seseorang yang memiliki kewenangan. Jika pun diwakilkan maka harus dituliskan atas nama dan nama jelas penanda tangan di bawahnya.

13. Jabatan Penanda Tangan

Bagian ini masih satu kolom dengan tanda tangan. Selain ditulis nama terang, di bawah tanda tangan juga harus dibubuhi dengan jabatan penanda tangan.

Hal ini bertujuan agar kewenangan si penanda tangan dapat diketahui dengan jelas.

14. Tembusan

Tembusan ini dipakai jika surat dinas tersebut memang membutuhkan tembusan.

Bagian ini dibutuhkan jika ada pihak-pihak lain yang dianggap harus mengetahui isi surat tersebut. Jika dirasa tak ada, maka penulisan tembusan tidak diharuskan keberadaannya dalam badan surat.

15. Inisial

Bagian ini diletakkan di bagian kiri dibawah tembusan surat (jika ada). Inisial ditulis dengan cara disingkat pada nama pengonsep dan pengetik surat.

Inisial ini bisa membuktikan jika surat dinas tersebut memang asli dibuat oleh orang yang mengirim tersebut.

Umumnya, di bagian inisial ini yang bisa membaca adalah hanya orang yang dituju atau orang yang berhubungan dengan si pembuat surat tersebut.


Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas


Dalam pembuatan surat dinas, hendaknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah penulisan, agar surat dinas tersebut dapat dipahami oleh pembacanya.

Kaidah penulisan yang berhubungan dengan surat menyurat, mencakup pemilihan kata, penggunaan ejaan yang disempurnakan dan penyusunan kalimat.


Pemilihan Kata dalam Surat Dinas


Image Source: thegorbalsla.com

Dalam penulisan surat dinas atau surat resmi sangat penting untuk menggunakan kata-kata yang baku, lazim digunakan dan cermat.

Selain itu, penggunaan ungkapan idiomatic, ungkapan penghubung ataupun ungkapan yang bersinonim harus ditulis dengan benar.

Penerapan Ejaan yang Disempurnakan

Dalam penulisan surat dinas sebaiknya menguasai dan menggunakan kaidah-kaidah ejaan yang terdapat dalam Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

Penyusunan Kalimat Surat Dinas

Dalam penulisan surat dinas yang baik dan benar hendaknya menggunakan kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat dan enak dibaca.


Contoh Surat Dinas Resmi


20 Contoh Surat Dinas Resmi (Pengertian, Fungsi, Syarat)
pelayanpublik.id

Contoh surat dinas itu ada banyak sekali. Di bawah ini akan dicantumkan beberapa contoh surat dinas, seperti contoh surat dinas sekolah, contoh surat dinas resmi, contoh surat dinas pendidikan dan lain-lain.

1. Contoh Surat Dinas Resmi

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA
KABUPATEN BREBES

Brebes, 20 September 2014

Nomor : 010 / DPO / V / 2014
Lampiran : –
Perihal : Undangan

Yth. Sdr. Raul Simanjuntak
Jl. Ambasador No. 123
Brebes

Dengan hormat,

Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:
Hari : Senin , 22 September 2014
Tempat : Aula Serba Guna , Kab. Brebes
Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Acara : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. Brebes

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,
Kepala Dinas DikPoRa Kab. Brebes

Drs. Samosir Samson

2. Contoh Surat Dinas Sekolah

Sekolah adalah lembaga atau instansi pendidikan formal yang tentunya memiliki aturan dalam pengelolaannya termasuk juga dalam surat memberikan tugas kepada staf.

Atau juga ketika memberikan pengumuman/pemberitahuan kepada siswa dan wali murid, serta hal kedinasan lainnya.

Dan di bawah ini merupakan salah satu contoh surat yang ditulis oleh pihak sekolah kepada warga sekolahnya.

SMA Negeri 1 Jakarta
Jl. Jend. Ahmad Yani No. 1 Jakarta
No. Telp. (021) 6503333
_________________________________________________________________________________

Jakarta, 11 September 2014

No : 002/SMAN 1 Jakarta/09/2014
Lampiran : –
Perihal : Undangan

Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XII SMA Negeri 1
Jakarta

Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Jakarta khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2014
Pukul : 08.00 s.d. 13.00 WIB
Tempat : Jakarta
Acara : Penelitian Flora Langka

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah
SMAN 1 Jakarta

Bagito Sumangko, SPd.

3. Contoh Surat Dinas Perintah

KOP SURAT
_________________________________________________________
Berdasarkan hasil rapat tahunan kecamatan Bumiayu tentang pelaksanaan acara tahunan menyambut kemerdekaan Republik Indonesia yang ke -70 dengan ini;
Nama :
NIP :
Jabatan :

MEMERINTAHKAN
Nama :
NIP :
Jabatan :
Untuk menyusun rencana kegiatan dan mengatur proses pelaksanaan acara tahunan menyambut kemerdekaan Republik Indonesia yang ke – 70 di sekitaran desa wilayah Bumiayu.
Surat perintah ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dengan penuh tanggung jawab.
Bumiayu. 3 Mei 2015
Kepala Camat Bumiayu
Nama
________________
NIP

4. Contoh Surat Dinas Pengantar Pemerintah

Sesuai dengan namanya, surat ini merupakan surat dinas yang dikirim oleh pejabat berwenang kepada instansi atau lembaga lainnya. Baik itu berupa informasi, perintah, maupun undangan rapat dan sebagainya.

PEMERINTAH PROVINSI YOGYAKARTA
DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA
KABUPATEN BANTUL
Jl. Pangeran No 1a Yogyakarta 54431

Yogyakarta, 10 Juli 2018

Nomor: 000/DP0/2018
Lampiran: –
Perihal: Undangan

Yth. Sdr. Abdul Munaf
Jl. Solo No 45
Yogyakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya rapat mingguan, dengan surat ini kami bermaksud untuk mengundang Bapak agar bisa hadir pada:

Hari: Kamis
Tanggal: 12 Juli 2018
Tempat: Meeting Room Dinas Pemuda dan Olahraga
Acara: Pembahasan hasil dan rencana kerja mingguan

Demikian surat  undangan ini di sampaikan, atas perhatian Bapak, di ucapkan terima kasih.

Hormat Kami

Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga

 

Imam Nahrowi

5. Contoh Surat Dinas Perjanjian

Surat ini berisi kesepakatan antara dua pihak berupa perjanjian tertulis yang sah dan ditandatangani. Biasanya berupa MoU antara dua perusahaan.

Disertai pasal-pasal tertentu yang merupakan aturan yang harus disepakati oleh kedua belah pihak.

Jika ada salah satu pihak yang melanggar, maka pihak tersebut harus menanggung konsekuensinya sesuai dengan aturan yang berlaku.

PT. Cahaya Lestari
Jl. Jendral Sudirman – Malang Telp. 0711 332769 Fax. 0711 332766
SURAT PERJANJIAN
No. 18/SP/KM/XI/18

Pada hari ini, Kamis, tanggal sepuluh bulan Mei tahun dua ribu delapan belas, telah dilakukan serah terima jabatan oleh kedua pihak sebagai berikut :

Nama : Ahmad Subaru
Jabatan : Direktur PT. Cahaya Lestari
NIK : 987277
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama : Ardiansyah
Jabatan : Direktur PT. Simfoni Jaya
NIK : 986278
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

Kedua pihak yang tersebut di atas bersepakat untuk mengadakan perjanjian kerjasama usaha dengan ketentuan yang diatur dengan pasal berikut :

  • Pihak Pertama selaku pemilik modal dengan ini menyerahkan sejumlah uang sebesar Rp. 500.000.000 (Lima Ratus Juta Rupiah) kepada Pihak Kedua. Uang tersebut bertujuan  untuk permodalan menjalankan usaha kuliner.
  • Pengelola modal adalah pihak kedua yang bertanggungjawab untuk mengelola usaha sebagaimana tercantum dalam Pasal 1 Ayat 1.
  • Pihak Kedua menerima modal dalam bentuk uang dari Pihak Pertama yang diserahkan saat perjanjian ini disepakati dan ditandatangani atau paling lambat satu hari setelah dilakukannya kesepakatan.
  • Selaku Pihak Pertama mendapatkan keuntungan bagi hasil usaha menurut persentase yang telah disepakati bersama sebagaimana diatur dalam Pasal 4.
  • Masing-masing pihak memiliki hak dalam usaha ini, baik modal maupun tenaga serta pembagiannya.

Malang, 10 Mei 2018.
Pihak Pertama,

Ahmad Subari

Pihak Kedua,

Ariansyah

6. Contoh Surat Dinas Kuasa

Surat kuasa merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk memindahkan wewenang pekerjaan.

Misal seorang pimpinan tidak dapat menghadiri dua acara dalam waktu yang bersamaan, sehingga ia harus diwakilkan oleh staf lainnya.

Pemindahan wewenang ini berarti tugas yang harusnya dilaksanakan si “A” maka ditunaikan oleh si “B”.

Pemindahan kuasa ini biasanya juga berlaku dalam mewakili penandatanganan sebuah dokumen resmi.

PEMERINTAH KABUPATEN KARANGANYAR

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA

Jalan Adi Sucipto No.111

Karanganyar

SURAT KUASA

No.99/SK/I/16

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama             : Andi Wijaya Basuki, M.Pd

Jabatan                      : Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Karangayar

NIP                 : 19650707 198807 2 002

Dengan ini memberikan kuasa kepada :

Nama             : Rudi Hadi Suwardi, S.Pd

Jabatan          : Sekretaris Dinas Pendidikan Kabupaten Karanganyar

NIP                 : 19690606 199106 1 001

Untuk memimpin jalannya kegiatan peringatan hari pendidikan di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Karanganyar. Surat kuasa ini berlaku sejak tanggal dikeluarkan sampai pekerjaan selesai. Demikian surat kuasa ini untuk dipergunakan dengan sebagaimana semestinya.

Yang menerima kuasa

Rudi Hadi Suwardi, S.Pd

NIP 19690606 199106 1 001

11 Januari 2016,

Yang memberi kuasa

Andi Wijaya Basuki, M.Pd

NIP 19650707 198807 2 002

7. Contoh Surat Dinas Undangan Rapat

Baik lembaga pemerintahan, perusahaan swasta, maupun instansi resmi lainnya pasti sering mengadakan rapat.

Seperti rapat evaluasi, rapat awal bulan, maupun rapat koordinasi antar lembaga dan lembaga lainnya.

SURYA KENCANA
Jl. Jendral Sudirman – Surabaya
Telp. 0711 332769 Fax. 0711 332766

Surabaya, 4 Januari 2019

Nomor           : KM/002/444/I/2019
Lampiran       : –
Perihal            : UNDANGAN

Kepada.
Karyawan PT. Surya Kencana
di -Tempat

Sehubungan dengan pemberlakuan kebijakan baru kepada seluruh staff dan karyawan PT. Surya Kencana. Maka diharapkan kehadiran Bapak / Ibu besok pada :
Hari            : Sabtu
Tanggal      : 8 Januari 2018
Pukul          : 10.00 WIB
Acara          : Rapat Evaluasi Kinerja dan Pemberitahuan kebijakan Baru
Tempat       : Aula PT. Surya Kencana

Demikian undangan ini kami sampaikan dan atas kehadirannya kami ucapkan terima kasih.

Surabaya, 5 Januari 2018
Direktur Utama PT. Surya Kencana,

Budi karyadi

8. Contoh Surat Dinas Penugasan Karyawan

Surat ini biasanya diperlukan sebagai bukti bahwa seorang karyawan atau pegawai ditugaskan terjun ke lapangan. Baik berupa tugas perwakilan ke luar kota mewakili instansi maupun tugas pelatihan.

Pegawai Negeri Sipil (PNS) biasanya banyak yang mendapatkan tugas belajar di luar kota sehingga mengharuskan mereka ambil cuti.

Demi keperluan tersebut mereka membutuhkan surat tugas belajar dari pihak yang berwenang.

PT. SEGAR ALAMI
Jl. Jendral Sudirman – Malang
Telp. 0341 333777 Fax. 0341 333666

SURAT TUGAS
Nomor : 455/ST/AS/VI/2019

Berkaitan dengan peningkatan potensi kinerja karyawan PT. Segar Alami, maka dengan ini diberikan tugas kepada :

Nama                                       : M. Khoirul Anam
Nomor Induk Karyawan     : 2013002016
Jabatan                                    : Kepala Bagian Produksi

Untuk menghadiri pelatihan tentang perkembangan teknologi produksi di Hotel Jayadipa yang beralamat di Jl. Dr. Cipto No. 121 – Jember yang akan dilaksanakan pada tanggal 5 Agustus 2019 sampai dengan 7 Agustus 2019.

Demikianlah surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Malang, 1 Agustus 2019
Direktur  PT. SEGAR ALAMI

Budi Sujatmiko

9. Contoh Surat Dinas Rekomendasi

Ketika anda berhenti (resign) dari tempat kerja anda, maka mintalah surat rekomendasi untuk memudahkan anda menemukan pekerjaan baru nantinya.

Surat rekomendasi ini menandakan bahwa anda adalah orang yang berpengalaman dalam hal tertentu.

Nantinya surat ini akan dijadikan acuan oleh tempat kerja baru anda terkait kinerja anda sebelumnya.

PT BAROKAH
Jl. Talang Agung – Kepanjen
Telp. (0341) 808808

SURAT REKOMENDASI
No: 535/020/XSS/I/2017

Yang bertanda tangan di bawah ini
Nama                                     : Bejo Nasuki, SH.
Jabatan                                  : Pimpinan PT. Barokah
Menerangkan bahwa :
Nama                                     : Arga Rian
Tempat, Tanggal Lahir        : Malang, 21 Desember 1992
Alamat                                   : Jl. Raya Talangsuko – Turen

Telah berakhir masa kerjanya di perusahaan kami terhitung sejak tanggal 31 Desember 2016 dengan jabatan terakhir sebagai manajer keuangan.

Selanjutnya untuk direkomendasikan kepada perusahaan manapun tempat beliau bekerja nantinya. Mengingat yang bersangkutan termasuk karyawan yang baik dan terhitung jarang melakukan pelanggaran.

Demikian surat ini dibuat untuk dimaklumi adanya dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Kepanjen, 03 Januari 2017

Pimpinan PT. Aunila

Arif Nasuki, SH.

10. Contoh Surat Dinas Ucapan Terimakasih

Secara resmi ucapan terimakasih antar instansi sangatlah penting. Melalui sebuah surat, ucapan tersebut disampaikan dengan bahasa resmi kedinasan.

Terkadang surat dinas ini juga digunakan oleh beberapa universitas untuk sekedar menyampaikan rasa terimakasih kepada para calon mahasiswa yang telah mendaftar di perguruan tinggi tersebut.

Secara resmi, ucapan terimakasih ini sekaligus digunakan sebagai ungkapan selamat datang kepada mahasiswa baru.

PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : [email protected]
Website : majujayasejahtera.com

Medan, 25 Oktober 2020

Nomor : 123/UTK/MJS/2020
Perihal : Ucapan Terima Kasih

Kepada Yth,
Bapak Muhammad Ilham
Jl. Perdana No. 123
Medan

 

Dengan hormat,
Kami segenap jajaran Pimpinan, Direksi, dan Karyawan PT. Maju Jaya Sejahtera mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada Bapak Muhammad Ilham atas partisipasi dan sumbangsihnya selama bekerja di perusahaan ini.

Kami bersyukur mendapatkan karyawan yang loyal sebagaimana sikap yang Bapak Muhammad Ilham tunjukkan selama ini, dan kami berharap kirannya masa pensiun Bapak bisa bahagia bersama keluarga ke depannya.

Demikian surat ucapan terimakasih ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak kami sampaikan terimakasih yang sebesar besarnya.

 

Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Jaya Sejahtera,

Anton Syahputra.

11. Contoh Surat Dinas Pengajuan Permohonan Bantuan

Surat ini banyak digunakan oleh lembaga pendidikan dalam mengajukan permohonan kepada lembaga berwenang, seperti lembaga pemerintahan.

Biasanya berupa permohonan bantuan dana pembangunan, dana penelitian, atau izin mendirikan suatu lembaga pendidikan.

AL MUKHLISIN BINA
Wates, Plesiran No. 76 Bandung Tlp.022 8478887
________________________________________

Bandung, 21 September 2016
Muharram 1439 H

Nomor : 768/RE/YJM/DFG-IK-LOJMIO/XI/16
Hal : Permohonan
Lampiran : 1 Proposal

Kepada Yth
CEO PT. Amarta Jaya
Di tempat

Asalamualaikum .wr.wb

Sehubungan dengan adannya kegiatan seminar keagamaan yang diadakan di pondok pesantren Mukhlisin Bina Bandung, yang diadakan pada :

Hari/tanggal : Sabtu, 11 Februari 2016
waktu : 07.30 s/d selesai
Tempat : Aula Ponpes Almukhlisin Bina

Untuk ini kami mewakili dari perwakilan pondok pesantren untuk bantuan dana guna acaa seminar keagamaan yang diadakan setahun sekali. Sebagai pertimbangan kami lampirkan satu berkas proposal mengenai seminar yang akan dilakukan.

Demikian surat permohonan dari kami, atas partisipasinya kami ucapkan terima kasih.

Wali Ponpes

Ali Mukharam

12. Contoh Surat Dinas Pengangkatan Karyawan

Surat ini merupakan dokumen resmi sebagai bukti pengangkatan karyawan secara resmi. Berupa perjanjian kerja yang berisi tanda tangan kontrak antara instansi dan calon karyawan barunya.

PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : [email protected]
Website : majujayasejahtera.com

SURAT KEPUTUSAN
Nomor : 123/SK/MJS/2020

Perihal : Pengangkatan Karyawan Tetap

 

Setelah melakukan beberapa tahapan penilaian terhadap kinerja Sdr. Muhammad Ilham selama berstatus sebagai karyawan kontrak terhitung mulai tanggal 20 Juni 2020 dengan jabatan Staff Marketing, maka dengan ini Pimpinan PT. Maju Jaya Sejahtera menganggap Sdr. Muhammad Ilham sudah memenuhi syarat dan kriteria untuk diangkat menjadi karyawan tetap, dengan ketentuan sebagai berikut :

Menimbang : Berdasarkan penilaian secara intensif dan objektif terhadap Sdr. Muhammad Ilham

Mengingat : Anggaran Dasar dan Peraturan PT. Maju Jaya Sejahtera

Memperhatikan : Kebutuhan akan tenaga Staff Marketing demi meningkatkan penjualan produk PT. Maju Jaya Sejahtera

MEMUTUSKAN :

Untuk mengangkat Sdr. Muhammad Ilham sebagai karyawan tetap PT. Maju Jaya Sejahtera dengan jabatan Staff Marketing. Apabila di kemudian hari terdapat kesalahan dalam penerbitan surat keputusan ini, maka akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Medan
Pada Tanggal : 25 November 2020

 

Mengetahui,

Anton Syahputra.
Kepala Personalia PT. MJS
.

13. Contoh Surat Dinas Pemberian Cuti/ Izin

Seorang pegawai atau karyawan jika ingin mengajukan cuti atau izin kerja maka harus mengajukan surat permohonan terlebih dahulu.

Jika permohonan tersebut dikabulkan atasan, maka lembaga atau instansi terkait akan mengeluarkan surat resmi bahwa permohonan tersebut dikabulkan.

PT. JAYA ABADI MAKMUR
Jl. Jendral Sudirman Km. 5 Palembang 30115
Telp. 0711 332769 Fax. 0711 332766

Palembang, 15 Februari 2018

Nomor                 : 005/PTJMA/60/VIII/2018
Perihal                 : Pemberitahuan Cuti Bersama
Lampiran            : –

Yth,
Seluruh Karyawan dan Staff
PT. Jaya Abadi Makmur
Di tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun PT. Jaya Makmur Abadi yang jatuh pada tanggal 19 Februari 2018, maka melalui surat ini kami beritahukan bahwa akan diadakan cuti bersama pada tanggal tersebut untuk seluruh pegawai PT. Jaya Makmur Abadi dan masuk kembali pada Senin, 26 Februari 2018.

Demikian surat  pemberitahuan ini kami sampaikan,  atas perhatian Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih dan harap gunakan waktu hari libur sebaik mungkin.

Hormat Kami,
Direktur Utama,

 

Budi Anton

14. Contoh Surat Dinas Tugas Pengawas UN

Setiap tahunnya para siswa/i SD hingga SMA tingkat akhir akan menjalani Ujian Nasional (UN) hingga dapat dinyatakan lulus sekolah.

Selama pelaksanaan ujian tersebut, pemerintah akan memerintahkan para guru untuk menjadi pengawas di sekolah yang berbeda. Artinya tidak mengawas di sekolah asal tempat ia mengajar.

PEMERINTAH KABUPATEN …
DINAS PENDIDIKAN
SD/SMP/SMA …

Jl. … nomor … desa … kecamatan … kode pos …

SURAT TUGAS
NOMOR : …/ …/…/ 2018

Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : ………………………
NIP : ………………………
Pangkat/Gol : Pembina, IV/a
Jabatan : Guru Pembina
Tugas Tambahan : Kepala Sekolah

menugaskan kepada:
Nama : ………………………….
NIP/ NUPTK : ………………………….
Unit Kerja : (SD/SMP/SMA) …
untuk menjadi Pengawas Ujian Nasional Tahun Pelajaran 2017/2018 di (SD/SMP/SMA) …
Demikian,surat tugas ini kami buat dengan sebenarnya dan dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Dibuat di : ……………
Tanggal : … …. 2018

Kepala sekolah

………………………..
NIP. …………………..

15. Contoh Surat Dinas Peringatan

Biasa disebut dengan SP (Surat Peringatan). Surat ini dilayangkan kepada pegawai atau karyawan yang kedapatan telah melanggar beberapa aturan kerja.

Biasanya surat ini dikeluarkan bertahap sebanyak tiga kali, jika kedapatan pegawai atau karyawan tersebut masih melanggar maka dilakukan tindakan akhir yaitu pemecatan kerja.

PEMERINTAH KOTA MADIUN
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Kota Madiun Provinsi Jawa Timur

Jl. Gorang Gareng No. 45, Madiun
Telp. 061-123456; Fax. 061-123456

===================================================================

SURAT TEGURAN
Nomor : 123/Disdik/09/2021

Surat teguran ini ditujukan kepada :

  • Nama : Sarada Marvino
  • NIP : 98785476
  • Jabatan : Kepala Bagian Administrasi
  • Unit Kerja : Dinas Pendidikan Kota Madiun
  • Alamat : Jl. Gorang Garen No. 45, Madiun

Surat teguran ini diterbitkan karena Saudara Sarada Marvino tidak bisa menyelesaikan laporan anggaran dan belanja Bagian Administrasi pada Unit Kerja Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Madiun sesuai dengan batas waktu yang sudah ditentukan.

Kami berharap agar yang bersangkutan segera memberikan laporan pertanggung jawaban anggaran dan belanja periode semester I TA 2021 ini, setidaknya 1 minggu setelah surat teguran ini diterbitkan.

Demikian surat teguran ini diterbitkan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih.

Madiun, 11 Maret 2021

Mengetahui,
Kepala Dinas Pendidikan Kota Madiun,

Satriyo Purnomo, M. Si.
NIP. 84637566 3466 2352

16. Surat Dinas Komersial

Surat ini pada umumnya dibuat oleh perusahaan atau instansi yang memang memiliki tujuan komersial.

Oleh karena itu isi dari surat dinas ini pun akan berhubungan dengan perkembangan atau keberhasilan perusahaan tersebut. Misalnya pada contoh surat dari PT. Fastana Buana Putra tentang pemberitahuan laporan keuangan.

Untuk lebih jelasnya yuk simak surat dinas pada PT tersebut di bawah ini:

PT. Fastana Buana Putra
Jl. Jendral Sutoyo Km. 4 Palembang 30195
Telp. 0711 333768 Fax. 0711 336789

Nomor : 003/PTWST/60/VIII/2018
Perihal : Pemberitahuan Laporan Keuangan
Lampiran : –

Yth.
Seluruh karyawan
PT. Fastana Buana Putra
Di tempat

Dengan hormat,
Dalam rangka perbaikan pengelolaan managemen keuangan PT. Fastana Buana Putra akan merekap dan mengadakan laporan terhadap seluruh karyawan dan staff agar segala pemasukan dan pengeluaran perihal gaji karyawan dapat terlihat secara transparan. Oleh karena itu diharapkan kehadiranny dalam pembahasan laporan pada :

Hari : Rabu
Tanggal : 12 September 2018
Waktu : 13.00 – selesai
Tempat : Aula PT. Fastana Buana Putra

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih dan harap gunakan waktu hari libur sebaik mungkin.

Palembang, 8 September 2018

Direktur Utama PT. Fastana Buana Putra

Sukanto Tanoto

17. Surat Dinas Negosiasi

Sebagaimana penyebutannya, surat dinas yang ditulis dalam hal ini tentu saja memuat perihal negosiasi atau penawaran-penawaran tertentu.

  • Biasanya surat penawaran ini akan disertai dengan proposal yang berisi gambaran rinci tentang hal yang ditawarkan.

Karena surat dinas termasuk surat resmi, maka kamu juga tak boleh asal membuatnya ya. Berikut ini kami cantumkan contoh yang bisa dijadikan referensi untuk teman-teman yang masih awam dengan surat dinas negosiasi.

No : 6G/012/07/18
Hal : Penawaran
Lampiran : 1 (Satu) Proposal

Kepada Yth.
Direktur PT. Permata Indah Sari

Salam Sejahtera,

Kami adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Asuransi khususnya dalam pengembangan Asuransi Kesehatan dan Asuransi Jiwa. Kami berkeinginan untuk memperkenalkan layanan kami kepada perusahaan Bapak / Ibu, dengan harapan akan menjalin kerjasama pada bidang Asuransi Jiwa.

Terutama pada seluruh karyawan dan staff sebagai Asuransi yang berguna untuk menjamin kesehatan masa depan. Besar harapan kami untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan Bapak / Ibu, atas perhatian dankerjasama yang baik kami ucapkan Terima Kasih.

Hormat Kami,

Graha Medika

18. Surat Dinas Kesehatan dari Rumah Sakit

Surat dinas kesehatan dari rumah sakit ini bisa ditulis oleh staf rumah sakit yang memiliki jabatan tertentu kepada pihak lainnya.

Misalnya saja seperti surat dinas yang berisi permohonan pada contoh di bawah ini, simak baik-baik ya semoga bermanfaat:

KEMENTRIAN KESEHATAN
BADAN PEKEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN
KESEHATAN

Jl. Satu Nusa Satu BangsaNo. 46 Kebun Jeruk, kode pos 6761 Jakarta
Telepon. 021-1234567 Fax. 021-1234567

Jakarta, 10 agustus 2012

Nomor : CM.01.03/IV/12345/2011
Lampiran : 1 berkas
Prihal : Hasil Akreditasi Politekes

Kepada Yth.
Direktur Kemenkes
Di-
Seluruh Indonesia

Baca Juga :  Lembaga Politik

Berdasarkan di buatnya surat ini, Direktur Perguruan Tinggi Nomor. 1234/F/S/2012 Tanggal 13 Juli 2012 alih bina Insitusi Diknakes, Dengan melalui surat ini kami sampaikan sebagai berikut:

  • Surat ini sedang dalam peroses Lembaga Akreditasi Mandiri Di bidang kesehatan yang dirumuskan dari Kementrian Pendidikan Nasional dan melibatkan pemangku kepentingan dan unsur asosiasi profesi dan Konsil Kedokteran Indonesia.
  • Pada masa transisi yang telah di laksanakan Oleh Kementrian Kesehatan pada program studi poliktekni kesehatan Kemenkes dapat diakui Kementrian Pendidikan sampai masa berlakunya berakhir.

Demikianlah surat ini di buat, atas perhatian dan kerjasamanya Diucapkan terimakasih.

KEMENTRIAN KESEHATAN

PRABOWO SUSILO NEGORO
NIP 12345678901234 I 020.

19. Surat Dinas Panggilan Kerja

Bagi teman-teman yang sudah berulangkali mendaftar sebuah pekerjaan di suatu lembaga atau perusahaan tentu sudah familiar dengan surat yang satu ini.

Surat panggilan kerja akan dikirimkan oleh suatu instansi kepada seseorang yang telah berhasil melewati tes atau memenuhi persyaratan sebagai karyawan suatu perusahaan tertentu.

Kalau sudah mendapatkan surat ini berarti otomatis, dan positif seratus persen teman-teman sudah dapat bekerja di perusahaan tersebut.

PT. Ikhsan Bangkit
Jln. Meuligoe No. 100 Telp (0651) 545657
Banda Aceh
========================================

Surat Panggilan Kerja

Nomor : 151/PT. DA/SPK/VIII/2015
Perihal : Panggilan Kerja
Lampiran : –

Berdasarkan hasil Tes Tertulis serta Wawancara yang sudah dilaksanakan pada hari Rabu, tanggal 22 Juni 2016 dengan adanya ini kami dari PT. Ikhsan Bangkit bermaksud untuk memberikan surat panggilan kerja pada:

Nama : Abdul Rahman
Jenis kelamin : Laki-laki
Alamat : Desa Meunasah Baro Kec. Jaya Aceh Besar

Yang besangkutan diharapakan bisa mulai aktif kerja terhitung mulai sejak tanggal 11 Juli 2016.

Demikian surat panggilan kerja ini di buat. Serta atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Contoh Surat Keterangan

Banda Aceh, 27 Juni 2016
Dibuat oleh

Maryama, A. Md
Officer Staff

20. Surat Dinas Kepanitiaan Universitas

Sebuah universitas juga merupakan lembaga pendidikan formal yang pastinya harus membuat surat dinas dalam memberitahukan apapun.

Terlebih misalnya jika ada pemberitahuan even-even tertentu. Tentu terdapat banyak sekali acara yang diadakan oleh universitas seperti seminar nasional, peringatan HUT universitas, Pekan Sastra, pekan olahraga, dan masih banyak lainnya.

Di bawah ini terdapat salah satu contoh surat kepanitiaan universitas yang bisa dipelajari.

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Jl. Almamater Kampus USU No. 123, Medan
Telp. 061-123456; Fax, 061-123456

Medan, 09 Agustus 2020

Nomor : A.010/RAKER/UGM/I/2020
Perihal : Undangan Rapat

 

Kepada Yth,
Dekan dan Wakil Dekan
Universitas Sumatera Utara
di Tempat

 

Dengan Hormat,
Sehubungan dengan adanya surat edaran dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Sumatera Utara terkait dengan persiapan akreditasi BAN/PT. Dengan ini kami mengundang para dekan dan wakil dekan seluruh fakultas Universitas Sumatera Utara untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin/15 Agustus 2020
Pukul : 08.30 WIB – Selesai
Tempat : Ruang Rapat Utama Universitas Sumatera Utara

Dengan demikian kami mengharapakan kehadiran para Bapak/Ibu dekan dan wakil dekan Universitas Sumatera Utara untuk menghadiri rapat tersebut demi masa depan kampus kita ini.

 

Hormat Kami,
Rektor Universitas Sumatera Utara,

Anton Syahputra.


Demikian penjelasan lengkap mengenai pengertian surat dinas, fungsi surat dinas, syarat surat dinas, ciri-ciri surat dinas, format surat dinas, bagian-bagian surat dinas dan contoh surat dinas. Semoga bermanfaat.

Leave a Comment