15 Contoh Surat Dinas Resmi (Pengertian, Fungsi, Syarat)

Contoh Surat Dinas Resmi – Banyak orang yang dalam pekerjaannya berhubungan, bahkan membutuhkan surat dinas? Namun, tahukah Anda apa itu surat dinas?

Jika belum, maka dalam artikel ini akan dijelaskan segala hal mengenai surat dinas.


Pengertian Surat Dinas


Sebelum membahas tentang surat dinas, terlebih dahulu kita mengetahui apa itu surat.

Surat adalah salah satu alat atau sarana komunikasi tertulis yang biasa dipakai orang atau sebuah instansi untuk menyampaikan sebuah informasi kepada orang atau instansi yang lain.

Dengan begitu, surat dinas bisa diartikan sebagai sebuah surat yang diterbitkan oleh kantor atau jawatan pemerintah dan di dalamnya berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan perihal kedinasan.


Fungsi dan Syarat Surat Dinas


Image Source: capacitacionadministrativa.com

Ada beberapa fungsi dari surat dinas, namun sekurang-kurangnya ada tiga fungsi utama, yakni fungsi pertama sebagai tanda bukti nyata hitam diatas putih.

Fungsi kedua adalah sebagai pedoman atau pengingat kerja, dan fungsi ketiga adalah sebagai wakil atau duta dari si penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Syarat Surat Dinas

Surat dinas yang baik memiliki beberapa syarat antara lain bentuk surat dinas menarik, tujuan penulisan surat dinas jelas, dan bahasa yang dipergunakan dalam pembuatan surat itu sopan, singkat, padat, dan jelas.

Surat biasanya digunakan untuk keperluan dinas lembaga pemerintahan maupun lembaga swasta. Dapat berisi perihal kedinasan, perizinan, penugasan, pemberitahuan, permohonan, ucapan terimakasih, dan lain sebagainya.


Ciri-ciri Surat Dinas


Ciri-ciri dari surat dinas ada beberapa, antara lain sebagai berikut:

  • Terdapat kop surat dan nama dari lembaga atau instansi
  • Adanya nomor surat dan juga lampiran
  • Terdapat salam pembuka dan juga salam penutup
  • Dalam penulisannya memakai bahasa resmi, karena surat dinas adalah surat resmi
  • Terdapat stempel dari lembaga atau instansi pada surat dinas

Format Surat Dinas


Maksud dari format surat adalah posisi atau tata letak dari bagian-bagian surat.

Yang termasuk didalamnya antara lain penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, tembusan dan lain-lain.

Bentuk surat yang digunakan untuk keperluan dinas ada beberapa macam, namun dalam artikel ini menawarkan bentuk surat yang paling memadai, yaitu bentuk surat setengah lurus yang umum dipakai oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.


Bagian-bagian Surat


Image Source: dikatama.com

Pada umumnya surat dinas berisikan tugas terkait perihal kedinasan, baik itu urusan penugasan, permohonan izin, permohonan, dan lain sebagainya.

Sebagai surat resmi tentu saja surat dinas mempunyai bagian-bagian yang sudah terformat, berikut format surat dinas resmi secara umum:

1. Kepala atau Kop Surat

Kop surat atau kepala surat ialah sisi yang paling atas dari suatu surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan antara surat resmi dan surat non resmi.

Sehingga bagian ini menjadi hal yang wajib ada jika anda ingin mengajukan permohonan surat resmi.

Kop atau kepala surat biasanya terdiri dari logo/ lambang instansi (lembaga), nama dan alamat suatu lembaga/ instansi.

Dimana, nama merujuk pada induk organisasi serta pada kop surat atau kepala surat terdapat karakteristik atau ciri khas dari organisasi atau lembaga tersebut.

Berikutnya kop surat juga harus dilengkapi dengan informasi kontak yakni nomor telepon lembaga/ instansi, kode pos dan faximile (teleks) (jika ada), serta website dan alamat email (jika ada).

Seperti pada contoh, biasanya terdapat garis horizontal di bawah kop surat. Garis ini berfungsi sebagai pemisah antara kepala surat dengan bagian-bagian surat lainnya.

Keseluruhan bagian dari kop surat tersebut memiliki fungsi yang penting. Salah satunya sebagai media informasi dan promosi dari lembaga, instansi, maupun organisasi pengirimnya.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Tanggal surat pada umumnya terdiri dari nama tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut. Penulisan tanggal secara detail biasanya mengikuti format umum yaitu tanggal/ bulan/ tahun.

Khusus pada surat resmi yang memiliki kop surat penulisan nama tempat tidak terlalu diperlukan, karena pada bagian kepala surat sudah tercantum alamat dari lembaga, instansi, maupun organisasi.

Sama dengan kop surat, penulisan tempat dan tanggal surat berfungsi untuk memberikan informasi mengenai kapan dan dimana surat tersebut dibuat.

3. Nomor Surat

Sebuah lembaga, instansi, maupun organisasi pasti mengorganisir dengan baik perihal data surat yang masuk maupun keluar dari lembaganya.

Hal ini bertujuan untuk mempermudah dalam mencari arsip jika suatu saat diperlukan sebagai pelaporan tertentu.

Selain itu nomor surat juga berfungsi untuk mengklasifikasikan surat masuk atau pun keluar sehingga dapat menunjukkan informasi secara menyeluruh.

Misalnya informasi jumlah surat yang dikeluarkan oleh lembaga, instansi, atau organisasi tertentu.

Penyusunan nomor surat terdiri dari nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas dari lembaga/ instansi/ organisasi, kode surat, serta tanggal, bulan, dan juga tahun dibuatnya surat tersebut.

Nomor surat biasanya diletakkan di sebelah kiri atas badan surat.

4. Lampiran Surat

Lampiran surat ialah lembaran penambahan yang akan dilampirkan, lampiran ini dapat berbentuk lembaran kertas atau dokumen lain.

Apabila tidak ada lampiran yang disertakan, biasanya akan ada tanda penghubung (-).

Adanya jumlah lampiran pada surat menandakan bahwa surat tersebut disertai beberapa berkas atau dokumen pendukung.

Cara penulisan lampiran dapat dinyatakan dalam jumlah eksemplar, jumlah lembar, atau dalam bentuk huruf.

5. Hal atau Perihal Surat

Hal atau perihal merupakan isi utama dari surat dinas tersebut, misal diperuntukkan pada siapa dan juga untuk apa surat tersebut.

Perihal dapat dikatakan sebagai judul singkat dari sebuah surat. Berfungsi memudahkan pembaca untuk mengetahui tentang kepentingan maupun isi pokok dari surat tersebut.

6. Alamat Tujuan

Pada surat dinas terdapat dua jenis penulisan alamat yaitu untuk perseorangan dan lembaga atau instansi lain.

Jika untuk surat yang rahasia, maka kata “kepada” tidak dibutuhkan karena sudah ditulis pada amplop.

Namun jika surat dinas terbuka, bisa menggunakan kata “kepada” lalu langsung menggunakan nama lembaga atau instansinya.

Jika diperuntukkan untuk banyak orang, harus menggunakan kata “bapak” atau “ibu” dan sebagainya, sedangkan kata “Yth” digunakan apabila surat diperuntukkan kepada seseorang atau satu jabatan.

Satu hal yang kini juga dianggap penting dalam penulisan alamat surat yaitu pencantuman kode pos, untuk memudahkan proses pengiriman surat itu sendiri.

7. Salam Pembuka

Bagian ini merupakan awal dari isi inti sebuah surat, baik itu surat resmi maupun surat non-resmi.

Salam pembuka ini dipakai untuk memberikan rasa hormat atau menunjukkan sopan santun kepada orang yang dituju.

Pada umumnya salam pembuka digunakan pada surat-surat yang mengandung berita, seperti berita penerimaan kelulusan tes kerja atau berita permintaan kehadiran pada acara tertentu.

Salam pembuka berisikan sapaan-sapaan pada umumnya, seperti “Dengan Hormat”, “Salam Hormat”, “Selamat Pagi” atau “Assalamu’alaikum Wr. Wb.”.

Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

8. Paragraf Pembuka Surat

Bagian inti dari isi surat setelah salam pembuka adalah paragraf pembuka pada alinea pertama. Paragraf ini digunakan sebagai pengantar terhadap isi atau informasi yang akan disampaikan dalam surat itu sendiri.

Pada paragraf pembuka inti permasalahan dalam surat sedikit banyaknya sudah tersampaikan dan dijelaskan lebih lanjut dalam inti surat.

9. Paragraf Isi Surat

Paragraf isi sebaiknya disesuaikan dengan perihal atau maksud penulisan surat dinas. Bagian ini merupakan inti dari sebuah surat. Maksud dan tujuan dari sebuah surat dituliskan dengan jelas pada bagian ini.

10. Paragraf Penutup Surat

Sebelum salam penutup, isi surat diakhiri dengan sebuah alinea yang disebut sebagai paragraf penutup. Alinea ini menandai bahwa maksud dan tujuan dari surat telah diuraikan dengan jelas.

Paragraf penutup biasanya berisikan ucapan terimakasih atau harapan atau penegasan maupun kesimpulan dari sebuah surat. Hendaknya ditulis secara singkat, tegas, tanpa basa-basi.

11. Salam Penutup

Dengan adanya salam pembuka, sebuah surat yang baik tentu diakhiri dengan salam penutup. Sama halnya dengan salam pembuka penulisan salam penutup diawali huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Salam penutup ini merupakan salam yang dipakai untuk mengakhiri surat dinas. Keberadaannya tidak terlalu penting, namun untuk menjaga kesantunan dalam berkomunikasi maka salam ini krusial fungsinya.

12. Tanda Tangan

Bagian ini tepat berada di bawah salam penutup. Tanda tangan dari sang penulis surat biasanya dibarengi dengan nama penanggung jawab lembaga, instansi, maupun organisasi.

Tanda tangan ini harus dilakukan oleh seseorang yang memiliki kewenangan. Jika pun diwakilkan maka harus dituliskan atas nama dan nama jelas penanda tangan di bawahnya.

13. Jabatan Penanda Tangan

Bagian ini masih satu kolom dengan tanda tangan. Selain ditulis nama terang, di bawah tanda tangan juga harus dibubuhi dengan jabatan penanda tangan.

Hal ini bertujuan agar kewenangan si penanda tangan dapat diketahui dengan jelas.

14. Tembusan

Tembusan ini dipakai jika surat dinas tersebut memang membutuhkan tembusan.

Bagian ini dibutuhkan jika ada pihak-pihak lain yang dianggap harus mengetahui isi surat tersebut. Jika dirasa tak ada, maka penulisan tembusan tidak diharuskan keberadaannya dalam badan surat.

15. Inisial

Bagian ini diletakkan di bagian kiri dibawah tembusan surat (jika ada). Inisial ditulis dengan cara disingkat pada nama pengonsep dan pengetik surat.

Inisial ini bisa membuktikan jika surat dinas tersebut memang asli dibuat oleh orang yang mengirim tersebut.

Umumnya, di bagian inisial ini yang bisa membaca adalah hanya orang yang dituju atau orang yang berhubungan dengan si pembuat surat tersebut.


Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas


Dalam pembuatan surat dinas, hendaknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah penulisan, agar surat dinas tersebut dapat dipahami oleh pembacanya.

Kaidah penulisan yang berhubungan dengan surat menyurat, mencakup pemilihan kata, penggunaan ejaan yang disempurnakan dan penyusunan kalimat.


Pemilihan Kata dalam Surat Dinas


Image Source: thegorbalsla.com

Dalam penulisan surat dinas atau surat resmi sangat penting untuk menggunakan kata-kata yang baku, lazim digunakan dan cermat.

Selain itu, penggunaan ungkapan idiomatic, ungkapan penghubung ataupun ungkapan yang bersinonim harus ditulis dengan benar.

Penerapan Ejaan yang Disempurnakan

Dalam penulisan surat dinas sebaiknya menguasai dan menggunakan kaidah-kaidah ejaan yang terdapat dalam Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

Penyusunan Kalimat Surat Dinas

Dalam penulisan surat dinas yang baik dan benar hendaknya menggunakan kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat dan enak dibaca.


Contoh Surat Dinas Resmi


Contoh surat dinas itu ada banyak sekali.

Di bawah ini akan dicantumkan beberapa contoh surat dinas, seperti contoh surat dinas sekolah, contoh surat dinas resmi, contoh surat dinas pendidikan dan lain-lain.

1. Contoh Surat Dinas Resmi

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA
KABUPATEN BREBES

Brebes, 20 September 2014

Nomor : 010 / DPO / V / 2014
Lampiran : –
Perihal : Undangan

Yth. Sdr. Raul Simanjuntak
Jl. Ambasador No. 123
Brebes

Dengan hormat,

Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:
Hari : Senin , 22 September 2014
Tempat : Aula Serba Guna , Kab. Brebes
Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Acara : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. Brebes

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,
Kepala Dinas DikPoRa Kab. Brebes

Drs. Samosir Samson

2. Contoh Surat Dinas Sekolah

SMA Negeri 1 Jakarta
Jl. Jend. Ahmad Yani No. 1 Jakarta
No. Telp. (021) 6503333
_________________________________________________________________________________

Jakarta, 11 September 2014

No : 002/SMAN 1 Jakarta/09/2014
Lampiran : –
Perihal : Undangan

Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XII SMA Negeri 1
Jakarta

Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Jakarta khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2014
Pukul : 08.00 s.d. 13.00 WIB
Tempat : Jakarta
Acara : Penelitian Flora Langka

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah
SMAN 1 Jakarta

Bagito Sumangko, SPd.

3. Contoh Surat Dinas Perintah

KOP SURAT
_________________________________________________________
Berdasarkan hasil rapat tahunan kecamatan Bumiayu tentang pelaksanaan acara tahunan menyambut kemerdekaan Republik Indonesia yang ke -70 dengan ini;
Nama :
NIP :
Jabatan :

MEMERINTAHKAN
Nama :
NIP :
Jabatan :
Untuk menyusun rencana kegiatan dan mengatur proses pelaksanaan acara tahunan menyambut kemerdekaan Republik Indonesia yang ke – 70 di sekitaran desa wilayah Bumiayu.
Surat perintah ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dengan penuh tanggung jawab.
Bumiayu. 3 Mei 2015
Kepala Camat Bumiayu
Nama
________________
NIP

4. Contoh Surat Dinas Pengantar Pemerintah

Sesuai dengan namanya, surat ini merupakan surat dinas yang dikirim oleh pejabat berwenang kepada instansi atau lembaga lainnya. Baik itu berupa informasi, perintah, maupun undangan rapat dan sebagainya.

5. Contoh Surat Dinas Perjanjian

Surat ini berisi kesepakatan antara dua pihak berupa perjanjian tertulis yang sah dan ditandatangani. Biasanya berupa MoU antara dua perusahaan.

Disertai pasal-pasal tertentu yang merupakan aturan yang harus disepakati oleh kedua belah pihak.

Jika ada salah satu pihak yang melanggar, maka pihak tersebut harus menanggung konsekuensinya sesuai dengan aturan yang berlaku.

6. Contoh Surat Dinas Kuasa

Surat kuasa merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk memindahkan wewenang pekerjaan.

Misal seorang pimpinan tidak dapat menghadiri dua acara dalam waktu yang bersamaan, sehingga ia harus diwakilkan oleh staf lainnya.

Pemindahan wewenang ini berarti tugas yang harusnya dilaksanakan si “A” maka ditunaikan oleh si “B”.

Pemindahan kuasa ini biasanya juga berlaku dalam mewakili penandatanganan sebuah dokumen resmi.

7. Contoh Surat Dinas Undangan Rapat

Baik lembaga pemerintahan, perusahaan swasta, maupun instansi resmi lainnya pasti sering mengadakan rapat.

Seperti rapat evaluasi, rapat awal bulan, maupun rapat koordinasi antar lembaga dan lembaga lainnya.

8. Contoh Surat Dinas Penugasan Karyawan

Surat ini biasanya diperlukan sebagai bukti bahwa seorang karyawan atau pegawai ditugaskan terjun ke lapangan. Baik berupa tugas perwakilan ke luar kota mewakili instansi maupun tugas pelatihan.

Pegawai Negeri Sipil (PNS) biasanya banyak yang mendapatkan tugas belajar di luar kota sehingga mengharuskan mereka ambil cuti.

Demi keperluan tersebut mereka membutuhkan surat tugas belajar dari pihak yang berwenang.

9. Contoh Surat Dinas Rekomendasi

Ketika anda berhenti (resign) dari tempat kerja anda, maka mintalah surat rekomendasi untuk memudahkan anda menemukan pekerjaan baru nantinya.

Surat rekomendasi ini menandakan bahwa anda adalah orang yang berpengalaman dalam hal tertentu.

Nantinya surat ini akan dijadikan acuan oleh tempat kerja baru anda terkait kinerja anda sebelumnya.

10. Contoh Surat Dinas Ucapan Terimakasih

Secara resmi ucapan terimakasih antar instansi sangatlah penting. Melalui sebuah surat, ucapan tersebut disampaikan dengan bahasa resmi kedinasan.

Terkadang surat dinas ini juga digunakan oleh beberapa universitas untuk sekedar menyampaikan rasa terimakasih kepada para calon mahasiswa yang telah mendaftar di perguruan tinggi tersebut.

Secara resmi, ucapan terimakasih ini sekaligus digunakan sebagai ungkapan selamat datang kepada mahasiswa baru.

11. Contoh Surat Dinas Pengajuan Permohonan Bantuan

Surat ini banyak digunakan oleh lembaga pendidikan dalam mengajukan permohonan kepada lembaga berwenang, seperti lembaga pemerintahan.

Biasanya berupa permohonan bantuan dana pembangunan, dana penelitian, atau izin mendirikan suatu lembaga pendidikan.

12. Contoh Surat Dinas Pengangkatan Karyawan

Surat ini merupakan dokumen resmi sebagai bukti pengangkatan karyawan secara resmi. Berupa perjanjian kerja yang berisi tanda tangan kontrak antara instansi dan calon karyawan barunya.

13. Contoh Surat Dinas Pemberian Cuti/ Izin

Seorang pegawai atau karyawan jika ingin mengajukan cuti atau izin kerja maka harus mengajukan surat permohonan terlebih dahulu.

Jika permohonan tersebut dikabulkan atasan, maka lembaga atau instansi terkait akan mengeluarkan surat resmi bahwa permohonan tersebut dikabulkan.

14. Contoh Surat Dinas Tugas Pengawas UN

Setiap tahunnya para siswa/i SD hingga SMA tingkat akhir akan menjalani Ujian Nasional (UN) hingga dapat dinyatakan lulus sekolah.

Selama pelaksanaan ujian tersebut, pemerintah akan memerintahkan para guru untuk menjadi pengawas di sekolah yang berbeda. Artinya tidak mengawas di sekolah asal tempat ia mengajar.

15. Contoh Surat Dinas Peringatan

Biasa disebut dengan SP (Surat Peringatan). Surat ini dilayangkan kepada pegawai atau karyawan yang kedapatan telah melanggar beberapa aturan kerja.

Biasanya surat ini dikeluarkan bertahap sebanyak tiga kali, jika kedapatan pegawai atau karyawan tersebut masih melanggar maka dilakukan tindakan akhir yaitu pemecatan kerja.


Demikian penjelasan lengkap mengenai pengertian surat dinas, fungsi surat dinas, syarat surat dinas, ciri-ciri surat dinas, format surat dinas, bagian-bagian surat dinas dan contoh surat dinas. Semoga bermanfaat.

Leave a Comment