15 Contoh Surat Dispensasi Sekolah, Kerja dan Organisasi

Contoh Surat Dispensasi yang baik dan benar penting sekali untuk dicermati. Kenapa? Karena surat dispensasi ini merupakan ragam dari surat resmi.

Sehingga harus sesuai dengan ketentuan baik itu format maupun penulisannya yang harus sesuai dengan ejaan yang disempurnakan (EYD).

Sebenarnya apakah yang dimaksud dengan surat dispensasi itu? Adakah yang sudah tahu? Kalo belum, Yuk lanjutin baca ya!


Pengertian Surat Dispensasi


Surat dispensasi merupakan surat yang diberikan kepada lembaga atau instansi yang berisi berupa pemberitahuan sekaligus permohonan izin seseorang kepada atasan atau pihak yang berwenang untuk tidak melaksanakan atau meninggalkan tugasnya sebagaimana biasa yang dilakukan beberapa waktu.

Adapun alasan meninggalkan tugasnya atau tidak melaksanakan tugasnya disebabkan karena ada kegiatan atau tugas yang lebih penting dan mendesak untuk didahulukan. Dan agenda penting dan mendesak ini biasanya mewajibkan kehadiran yang bersangkutan tanpa bisa diwakilkan.

Jadi, dalam suatu instansi sangat penting dan istimewa sekali fungsi (kegunaan) surat dispensasi tersebut, maka dirasa sangat perlu kiranya adanya contoh surat dispensasi.

Dalam contoh surat dispensasi ini sebagaimana yang disinggung diatas bahwa surat dispensasi ini termasuk ragam surat resmi.

Sehingga sebagaimana surat resmi lainnya yang dikeluarkan oleh instansi, organisasi, surat dispensasi tidak bisa dikeluarkan oleh perorangan. Adapun untuk format dan kompoisisi isinya hampir tidak berbeda dengan surat resmi lainnya, yaitu:

  • Kepala surat atau Kop surat
  • Tanggal pembuatan surat
  • Tujuan surat
  • Perihal
  • Lampiran
  • Salam pembuka
  • Isi
  • Salam penutup
  • Pembuat dan Stample Instansi/Organisasi

Contoh Surat Dispensasi


Contoh surat resmi dalam kenyataan juga beragam. Hal ini tergantung dari tujuan dan maksud dibuatnya surat dispensasi tersebut.

Agar lebih gamblang dan jelas, akan kami lampirkan contoh-contoh surat dispensasi dengan fungsinya.

1. Surat Dispensasi Kerja

Surat dispensai dalam dunia kerja mutlak diperlukan. Kenapa?

Karena surat dispensasi kerja adalah pola komunikasi tertulis kepada atasan atau pimpinan dengan tujuan untuk memberitahukan bahwa karyawannya tidak dapat mengikuti/tidak dapat bekerja untuk sementara karena ada beberapa keperluan misalnya karyawan yang bersangkutan harus menjadi duta/perwakilan kunjungan kerja ke suatu lembaga/instansi/perusahan tertentu.

KANTOR PEMERINTAH DESA
GANTI WARNO KLATEN
Sekretariat: Jl. Perintis Kemerdekaan No. 25 RT. 22 RW. 09 Ganti Warno Klaten
Telp : 0274-667776
Klaten, 25 Desember 2018
Nomor : 334/DISPEN/XII/2018
Lampiran : –
Perihal : Dispensasi

Kepada Yth
Pimpinan BPBD Klaten
Di
Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan akan dilaksanakan pemilihan desa Ganti Warno besok pada:
Hari : Rabu-Sabtu
Tanggal : 26-29 Desember 2018
Tempat : Kelurahan Ganti Warno
Demi Kelancaran Kegiatan tersebut mohon diberikan izin Dispensasi
Nama : Zulfikar Baharudin
Nomer Induk/NIP : 234 4455 666
Bidang/Bagian : Sarana Prasarana
Demikian atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terima kasih.

Mengetahui,
Kepala Pemerintah Desa Ganti Warno

Bambang Subardiana Utama
NIP. 232308987768

2. Surat Dispensasi Sekolah

Di bawah ini adalah contoh Surat dispensasi yang diberikan kepada kepala sekolah untuk dapat mengikuti kegiatan 17 Agustus.

KOMUNITAS SASTRA KLATEN (KSK)
Sekretariat: Jl. Taman Siswa No. 39 RT. 09 RW. 04
Ganti Warno Klaten
Telp. 0827-876898

Klaten, 16 Agustus 2018
Nomor : 334/KB/VIII/2018
Lampiran : –
Perihal : Dispensasi

Kepada Yth
Kepala Sekolah SMA N 8 Klaten
Di
Tempat

Dengan hormat,
Sesuai dengan surat edaran tertanggal 15 Agustus 2018 KSK pengurus daerah Jawa Tengah No : 139/PANGPUS/KSK JATENG/VIII/2018 untuk peran serta seluruh anggota KSK se-Indonesia dalam Deklamasi Puisi se-Jawa dalam rangka membumikan nilai-nilai nasionalisme patriot pahlawan, yang akan diadakan:
Hari : Rabu-Kamis
Tanggal : 17 Agustus 2018
Tempat : Kemah Nasional Merapi Jawa Tengah
Demi Kelancaran Kegiatan tersebut mohon diberikan izin Dispensasi
Nama : Joko Vendhyano
Kelas : X
Sekolah : SMA N 8 Klaten
Demikian atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terima kasih.

Mengetahui,
Ketua Umum KSK Klaten

Novendhyano Eka
KSK. 00983. KL

3. Surat Dispensasi Organisasi (OSIS)

Contoh surat dispensasi yang diberikan kepada organiasi dengan tujuan memberitahukan dan memohon izin bahwa salah seorang anggotanya harus mengikuti kegiatan sekolah selama beberapa hari sehingga tidak dapat mengikuti pelatihan rutin di organisasi.

ORGANISASI INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA N 8 Klaten
Alamat: Jl. Taman Siswa No. 39 RT. 09 RW. 04
Ganti Warno Klaten
Telp. 0827-876898

Klaten, 27 Desember 2018
Nomor : 334/KB/XII/2018
Lampiran : –
Perihal : Dispensasi

Kepada Yth
Ketua Umum Komunitas Sastra Klaten (KSK)
Di
Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan akan diadakannya Latihan Dasar Kepemimpinan (LDK) pada anggota baru Organisasi Intra Sekolah (OSIS) SMA N 8 Klaten, pada tanggal 28-30 Desember 2018, dengan ini kami sampaikan bahwa anggota Anda:
Nama : Andi Rahadjo
NIA : 081822
Tidak dapat mengikuti pelatihan seperti biasanya karena mengikuti pelatihan LDK selama tanggal yang telah disebutkan.
Demikian surat ini kami ajukan agar menjadi maklum dan dapat diberikan izin.
Ketua Osis
SMA N 8 Klaten

Novendyano Eka Gilo
NIS. 839426349 Pembina Osis
SMA N 8 Klaten

Rama Prasetya, S.Pd
NIP. 2983490378

Mengetahui,
Kepala Sekolah SMA N 8 Klaten

Masrum Eka Antah
NIP. 00983.022.098

4. Surat Dispensasi Organisasi (Komunitas)

Contoh surat dispensasi kuliah adalah perihal penting dalam dunia perkuliahan. Kenapa? Karena disamping Anda butuh eksistensi diri, Anda juga wajib memenuhi kehadiran utnuk bisa lulus kuliah.

Untuk itu, kami lampirkan contoh surat dispensasi kuliah untuk tidak mengikuti kuliah atau perkuliahan karena mungkin Anda sedang mengikuti kegiatan organisasi baik bersifat akademik maupun organisasi kampus intra atau ekstra.

Surat ini ditujukan kepada dosen pengampu mata kuliah. Adapun tujuannya adalah memberitahukan bahwa mahasiswa yang mengikuti mata kuliah yang diampunya tidak dapat mengikuti aktivitas perkuliahan.

KOMUNITAS SASTRA KLATEN (KSK)
Sekretariat: Jl. Taman Siswa No. 39 RT. 09 RW. 04
Ganti Warno Klaten
Telp. 0827-876898

Klaten, 27 Desember 2018
Nomor : 334/KB/XII/2018
Lampiran : –
Perihal : Dispensasi

Kepada Yth
Dosen Pengampu Mata Kuliah
Di
Tempat

Dengan hormat,
Sesuai dengan surat edaran tertanggal 15 Agustus 2018 KSK pengurus daerah Jawa Tengah No : 139/PANGPUS/KSK JATENG/VIII/2018 untuk peran serta seluruh anggota KSK se-Indonesia dalam Deklamasi Puisi se-Jawa dalam rangka membumikan nilai-nilai nasionalisme patriot pahlawan, yang akan diadakan:

Hari : Rabu-Kamis
Tanggal : 17 Agustus 2018
Tempat : Kemah Nasional Merapi Jawa Tengah
Demi Kelancaran Kegiatan tersebut mohon diberikan izin Dispensasi
Nama : Joko Vendhyano
NIM : 12453673
Fakultas : Humaniora
Prodi : Filsafat

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terima kasih

Mengetahui,
Ketua Umum KSK Klaten

Novendhyano Eka
KSK. 00983. KL

5. Surat Dispensasi Sekolah untuk Mengikuti Kegiatan Ekstrakurikuler

Mengikuti berbagai kegiatan esktrakurikuler di sekolah berdampak positif bagi perkembangan soft skill siswa/i. Namun resikonya dalam beberapa waktu mereka harus absen belajar karena menghadiri beberapa kegiatan di luar sekolah.

Biasanya kepala sekolah akan mengeluarkan kebijakan untuk memberikan dispensasi kepada siswa yang aktif di berbagai kegiatan ekstrakurikuler tersebut.

Kepala sekolah akan mengedarkan surat dispenasi yang ditujukan kepada guru-guru pengampu mata pelajaran dimana siswa/i tersebut absen.

6. Surat Dispensasi Sekolah untuk Mengikuti Pelatihan

Jika kegiatan ekstrakurikuler hanya diikuti oleh siswa/i, kegiatan pelatihan juga sering diadakan bagi para guru.

Berbagai pelatihan untuk perkembangan potensi sekolah kini banyak diselenggarakan oleh pemerintah bagi para guru dan siswa. Sama halnya dengan kegiatan ekstrakurikuler, kegiatan pelatihan kebanyakan juga diadakan di luar sekolah.

Sehingga kepala sekolah juga perlu mengeluarkan kebijakan berupa dispensasi bagi guru atau siswa/i yang akan mengikuti pelatihan. Hal ini juga bertujuan demi kemajuan dan perkembangan sekolah yang lebih baik ke depannya.

7. Surat Dispensasi Sekolah untuk Pertukaran Pelajar

Berbeda halnya dengan kegiatan ekskul atau pelatihan yang hanya memakan waktu 1-2 hari, kegiatan pertukaran pelajar bisa memakan waktu satu semester atau bahkan satu tahun lamanya.

Mengikuti program pertukaran pelajar tentu saja merupakan sebuah prestasi yang membanggakan, baik bagi siswa/i itu sendiri maupun bagi sekolah dan kedua orang tuanya.

Pertukaran pelajar membuat siswa/i akan meninggalkan sekolah dalam waktu yang cukup lama, karena itu pihak sekolah akan memberikan surat dispensasi mengenai kehadiran siswa/i tersebut. Berikut contohnya:

8. Surat Dispensasi Tidak Masuk Kuliah

Seperti halnya kegiatan ekstrakurikuler di sekolah, kegiatan esktrakurikuler di kampus tentunya lebih beragam, biasa disebut dengan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa).

UKM berfungsi sebagai wadah untuk menampung bakat dan kemampuan mahasiswa yang terpendam. Di UKM ini bakat-bakat tersebut semakin diasah dan diarahkan ke hal yang lebih positif, misalnya untuk mengikuti berbagai ajang perlombaan.

Beberapa contoh UKM di tingkat universitas diantaranya UKM selam, UKM seni, UKM catur, UKM cabang olahraga, UKM bela diri, dan lain sebagainya.

Nah, jika salah satu dari anggota UKM terpaksa harus meninggalkan jam kuliah karena harus mengikuti lomba atau kegiatan lainya di luar kampus, maka ia dapat meminta dibuatkan surat dispensasi tidak masuk kuliah dari kampus.

9. Surat Dispensasi untuk Tidak Masuk Kerja

Surat dispensasi juga bisa digunakan oleh karyawan tertentu agar mendapat keringanan tidak masuk kerja selama beberapa hari karena alasan tertentu.

Misalnya karyawan tersebut mewakili perusahaannya untuk mengikuti kegiatan pelatihan khusus yang diwajibkan pemerintah selama satu bulan penuh di luar kota.

Karena hal tersebut melebihi beban kerja ia yang biasanya, sekembalinya dari tugas ia dapat meminta dispensasi dari perusahaan untuk meliburkan diri selama beberapa hari untuk beristirahat.

Dalam hal ini perusahaan biasanya akan memberikan keringanan kepada karyawan yang bersangkutan dengan memberikan izin libur selama 2-4 hari kerja. Hampir sama dengan izin cuti kerja.

10. Surat Dispensasi untuk Mengikuti Olimpiade

Olimpiade merupakan ajang bergengsi yang banyak diikuti oleh berbagai kalangan, mulai dari siswa/i, mahasiswa, hingga kalangan umum.

Berbagai ajang diperlombakan di olimpiade, baik itu tingkat kabupaten, daerah (provinsi), nasional, maupun tingkat internasional. Kebanyakan peserta olimpiade adalah siswa/i dan mahasiswa.

Bagi siswa/i atau mahasiswa yang akan mengikuti olimpiade dan terpaksa harus absen dari sekolah dan kuliah, maka ia dapat meminta dibuatkan surat dispensasi dari sekolah atau kampus.

Surat dispensasi ini berfungsi sebagai pengganti kehadiran siswa/i atau mahasiswa yang bersangkutan sehingga tidak dianggap alfa (absen), tetapi memang izin karena ada kegiatan khusus yang dapat dimaklumi.

11. Surat Dispensasi Penundaan Pembayaran SPP

Hal ini banyak dialami oleh pelajar yang sedang menempuh pendidikan di perguruan tinggi atau mahasiswa. Karena beberapa alasan tertentu banyak mahasiswa yang mengajukan permohonan agar diberikan keringanan oleh kampus untuk memberikan tenggat waktu yang lebih lama dalam membayar SPP.

SPP atau uang semesteran di tingkat perguruan tinggi membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Sehingga banyak dari mahasiswa membayar SPP dengan 2-3 kali pembayaran (diangsur).

Dalam kondisi tertentu bagi mahasiswa yang memang memenuh syarat untuk dibantu, pihak kampus akan memberikan keringanan dengan kebijakan tertentu. Ada yang memparjang masa waktu pembayaran ada pula kampus yang memberikan potongan biaya (jika mahasiswa tersebut adalah mahasiswa berprestasi).

12. Surat Dispensasi Sekolah untuk Mengikuti Paskibra

Nah seperti yang sudah dibahas di poin surat dispensasi untuk mengikuti kegiatan ekskul di atas, salah satunya adalah Paskibraka (pasukan pengibar bendera).

Biasanya beberapa siswa/i terpilih yang menjadi tim paskibra akan dilatih secara khusus oleh negara untuk mengibarkan bendera pada upacara hari kemerdekaan 17 Agustus yang diselenggarkan di Istana Merdeka.

Karena harus berlatih untuk tampil baik dan maksimal, siswa/i terpilih tersebut harus absen dari sekolah kurang lebih satu bulan lamanya. Untuk itu pihak sekolah memberikan dispensasi kepada siswa/i tersebut sehingga tidak perlu masuk sekolah selama masa pelatihan.

13. Surat Dispensasi untuk Guru

Selain siswa/i guru juga dapat mengajukan surat dispensasi kepada pihak sekolah. Misalnya saja guru tersebut menjadi pendamping siswa/i yang sedang mengikuti lomba atau kegiatan ekstrakurikuler lainnya. Sehingga ia harus absen mengajar dalam kurun waktu tertentu.

Dalam kode etik guru, jika alasan tersebut demi kepentingan sekolah maka guru tersebut berhak mendapatkan dispensasi atau keringanan.

Namun jika alasannya tak masuk akal apalagi karena alasan pribadi, maka sekolah berhak untuk tidak memberikan keringanan sama sekali.

14. Surat Dispensasi Instansi Pemerintahan

Instansi pemerintahan identik dengan Pegawai Negeri Sipil (PNS). Beberapa hal menyebabkan salah seorang pegawai harus bekerja di luar kantor atau harus bekerja di instansi lain. Maka ia dapat mengajukan surat dispensasi kepada atasannya.

Selama alasan yang diajukan adalah demi kepentingan kantor maka pegawai tersesbut akan mendapatkan surat dispensasinya. Misalnya saja harus membantu instansi lain dalam melakukan penghitungan suara hasil pemilu.

15. Surat Dispensasi Kolektif

Surat dispensasi tidak hanya dibuat khusus untuk memberikan keringanan kepada perorangan namun juga dapat dikolektifkan bagi kebutuhan beberapa orang.

Dalam hal ini jika kegiatan yang diikuti mencakup kegiatan kelompok yang tidak dapat dilakukan oleh satu orang saja. Misalnya saja kegiatan penerimaan siswa/i baru yang membutuhkan bantuan dari beberapa siswa/i, biasanya diwakilkan oleh pengurus OSIS.

Di tingkat perguruan tinggi, beberapa mahasiswa dimintai bantuan oleh pihak kampus untuk mengurus keperluan Seminar Nasional (SEMNAS) tahunan atau kegiatan LUSTRUM. Sehingga mengharuskan siswa tersebut absen di berbagai mata kuliah.

Atau di dunia kerja beberapa karyawan/ pegawai harus diutus oleh perusahaan/instansi karena harus menghadiri pelatihan khusus.

Beberapa kegiatan tersebut di atas memerlukan surat dispensasi dari pihak berwenang agar siswa/i, mahaiswa, atau karyawan yang bersangkutan bebas dari kealfaan.

Untuk beberapa kegiatan di atas biasanya suart dispensasi yang dibuatkan adalah surat dispensasi kolektif, dimana satu surat untuk kepentingan bersama.


Itulah beberapa contoh surat dispensasi yang baik dan benar. Sekarang Anda telah memahami dengan baik tentang surat dispensasi berikut kegunaannya.

Mungkin beberapa dari anda sempat beripikiran bahwa tidak masalah untuk bepergian demi kegiatan sekolah/ kampus/ kantor tanpa surat dispensasi.

Eits, jangan salah surat ini penting keberadaanya jika sewaktu-waktu ada pihak yang mencurigai atau berniat curang kepada anda.

Meskipun atasan anda telah memberikan izin secara lilsan. sebagai bukti resmi tetaplah minta surat dispensasi demi mengindari hal yang tidak diinginkan di kemudian hari.

Dengan mengantongi surat dispensasi yang ditanda tangani pihak berwenang maka anda dapat menjalani kegiatan di luar sekolah/kampus/kantor dengan hati yang tenang.

Ternyata membuat surat dispensasi tidak sulit bukan? Yang penting adalah surat dispensasi ini harus memasukkan poin-poin yang telah kita jelaskan di atas yaitu: Kepala surat atau Kop surat, Tanggal pembuatan surat, Tujuan surat, Perihal Lampiran, Salam pembuka, Isi, Salam penutup, Pembuat dan Stample Instansi/Organisasi.

Dan jangan lupa bahwa harus menggunakan ejaan yang telah disempurnakan atau EYD. Selanjutnya selamat mencoba!

Leave a Comment